Wie Sie die Produktivität Ihrer Organisation steigern …
In Zeiten, da unvorhergesehene Probleme – wie zusammenbrechende Lieferketten – vielen Unternehmen das Leben schwer machen, sind unkonventionelle Methoden zum Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit gefragt. Viele Verantwortliche sehen in Zeiten, da eine Verbesserung der Lage zwar in Sicht ist, aber bis dahin zuerst noch die Talsohle einer Krise durchschritten werden muss, keine andere Möglichkeit zur Konsolidierung und Produktivitätssteigerung als durch das Anmelden von Kurzarbeit oder gar groß angelegte Entlassungswellen.
In wirklich dramatischen Fällen mag es nicht anders gehen. Aber die aktuelle Lage auf dem Arbeitsmarkt, wo gute Leute heiß umworben, also rar sind, sollte stutzig machen: Was, wenn Sie vielversprechende Talente oder gar tragende Säulen im Management durch Sparmanöver verlieren – und nach der Krise keine vergleichbar guten Mitarbeiter mehr finden? Die gute Nachricht:
Produktivitätssteigerungen lassen sich auch ohne tiefe Einschnitte bei Kosten und Personal erreichen.
Genau besehen sind die Pfennigfuchser, die immer zuerst mit finanziellen und personellen Kürzungsideen kommen, sogar ziemliche Produktivitätsbremsen. Aber der Reihe nach. Im Folgenden haben wir Ihnen die erfolgversprechendsten Ideen zur Produktivitätssteigerung aus der getAbstract-Bibliothek zusammengetragen:
Wie man Produktivität steigert
Eigene Ressourcen besser zu nutzen und so wenig wie möglich zu verschwenden – das ist Ihr Ziel. Wenn derselbe Input für mehr Output sorgt oder mit weniger Input ein konstanter Output erreicht wird, dann steigern Sie die Produktivität in Ihrer Organisation. Das ist nicht nur klug im Hinblick auf die Wettbewerbsfähigkeit, sondern meist auch finanziell lukrativ.
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Produktivitätssteigerung und Ergebnisverbesserung
Schäffer-PoeschelGleichwohl geht es dabei aber um mehr als um bessere Zahlen (und Kennzahlen). Erstens gibt es nämlich jede Menge schlecht bis gar nicht quantifizierbare Produktivitätshebel (Mitarbeiterqualifikation, Fertigungstiefe usw.) und zweitens braucht es, um produktiver zu werden, zuvorderst ein Umdenken und Umsteuern im Management. Erst wenn das passiert, können Änderungen umgesetzt und kann ihr Erfolg an Kennzahlen abgelesen werden.
Es sind die Vorgaben und das Verständnis der Geschäftsführer, die zu einem praktikablen und gewinnträchtigen Umgang mit Produktivität führen.
Beim Steigern der Produktivität führt der Weg dann vom Allgemeinen zum Speziellen, vom Strategischen zum Operativen. Da geht es um das Identifizieren von Kostentreibern, um entsprechende Anpassungen der Prozesse, des Controllings und um damit einhergehende Kostensenkungen. Die Reihenfolge ist wichtig, denn es lohnt nicht, das Pferd von hinten aufzuzäumen: Manager lieben zwar „10 Prozent runter – egal wie“, das klingt „entschlossen und dynamisch“, ist aber in aller Regel kontraproduktiv, denn damit gehen massive Kollateralschäden wie Talentflucht, rasant wachsende, oft aber versteckte Folgekosten (etwa beim Controlling oder beim Einarbeiten neuer Leute) einher.
Sinnvoll sind solche Eingriffe daher nur in Notfällen, wenn etwa die Liquidität austrocknet. Geht es ums Überleben, dürfen Weiterbildungen auf Zeit ausfallen, nicht zwingend notwendige Investitionen verschoben oder kostenintensive neue Produktentwicklungen mit guter Begründung auf Eis gelegt werden. Aber nur kurzfristig, denn Kahlschläge gefährden die langfristigen Erfolgspotenziale und treffen jene Abteilungen, die klein und wendig, also bereits produktiv sind, am härtesten, während aufgeblähte Bereiche sie kaum spüren.
Personalkosten sind keine Kostentreiber. Und Kosten fallen nicht vom Himmel, sie entstehen.
Umso wichtiger ist es, unnütze Kostentreiber zu identifizieren und zu stoppen. Sie existieren nur, wenn Personal unsinnig eingesetzt wird oder Effizienzpotenziale ungenutzt bleiben. Letzteres gilt insbesondere für überflüssige oder umständliche Prozesse. Zur „Entschlackung“ sollten die Arbeitsabläufe und Strukturen einer Organisation regelmäßig auf ihre Effektivität und Effizienz überprüft werden – nicht erst, wenn der Laden schon in Flammen steht.
Eine verbindliche Produktivitätsstrategie besteht deshalb aus folgenden Elementen:
- Produktivitätsbausteine: Identifizieren Sie die Kernthemen Ihrer Organisation, konkretisiert in drei bis fünf zentralen Punkten.
- Produktivitätstreiber: Wo wird aktuell angesetzt? Welche Auswirkungen hat das? Und was ließe sich verbessern oder vereinfachen?
- Quantifizierte Produktivitätseckwerte: Ermitteln Sie eingesparte Kosten, das Plus an Qualität, Zeit und produzierter Menge – sowie die Entwicklung des Umsatzes. Nicht alles, was schwer oder gar nicht quantifizierbar ist, ist ohne Einfluss.
- Funktionen und Prozesse: Jeder Einzelne muss konkret wissen, was zu tun ist, um Verbesserungen vorzunehmen, und worauf hingearbeitet werden soll.
- Umsetzungsplanung: Die Abläufe werden dann verbindlich festgelegt, und die benötigten Ressourcen sind vorhanden.
- Umsetzungsaufträge: Mit diesem Startschuss wird konkret und verbindlich umgesetzt, und die Ergebnisse werden kontrolliert.
Fokussieren Sie sich auf die folgenden Bereiche
1. Automatisierung und Digitalisierung
Es ist mittlerweile fast eine Binsenweisheit, dass viele repetitive Tätigkeiten automatisierbar sind, was nach den initialen Anschaffungskosten für die „Automaten“ – und unter Einkalkulierung ihrer fortlaufenden Wartung – sehr schnell in sinkende Kosten und steigende Produktivität mündet.
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Praxisleitfaden IoT und Industrie 4.0
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Zusammenfassung Buch
Geschäftsprozessmanagement in der Praxis
Carl Hanser Verlag Zusammenfassung ansehenDabei muss man nicht an die industrielle Revolution denken, also an zu installierende Fließbänder oder Roboter. In Zeiten der Wissensarbeit in einer Dienstleistungsgesellschaft geht es eher um digitale Transformation, und oft ist dabei das Drehen an kleineren Stellschrauben enorm effektiv. Ein paar Beispiele:
- Eine digitale Ablage, die sich über ein einmal definiertes System selbst pflegt, ist dem bisherigen Ablagesystem in Papierordnern haushoch überlegen, kostet fast nichts und bietet auch noch barrierefreien Zugang. Trotzdem finden sich in jedem zweiten Unternehmen noch Ordnerberge und jene, die sie hin- und herkarren oder entstauben müssen.
- Mitarbeitern die Arbeit in einem Büro am Firmensitz aufzuzwingen, obschon die Möglichkeit bestünde, ihnen die Pendelei, die dadurch entstehende „tote Zeit“, die Kosten, den Stress und die schlechtere Vereinbarkeit mit der Familie durch mehr Homeoffice zu ersparen, ist kontraproduktiv. Warum? Weil es das Betriebsklima und das Unternehmensstanding auf dem Arbeitsmarkt gleichermaßen verschlechtert. Außerdem zahlt Ihr Unternehmen wahrscheinlich für die Büros Miete und Reinigungspersonal, Telefonanschlüsse, Möbel und sonstiges Arbeitsmaterial – ohne dass all das zwingend gebraucht würde. Denken Sie also darüber nach, obsolete Teile des Büroalltags durch eine (deutlich günstigere) Teamsoftware wie Slack oder Teams zu ersetzen, und die Kollegen beim Aufbau heimischer Infrastruktur zu unterstützen. Das ist nicht nur individueller und motivierender, sondern auch deutlich günstiger.
- Die Produktivität von Unternehmen, die in Serien produzieren, ist viel höher als jene in On-demand-Produktionen. Es gibt einen Grund, warum etwa große Autohersteller ihre vielen Modelle auf einigen wenigen Plattformen produzieren – wer es schafft, auf einem einheitlichen, dann aber in den nächsten Fertigungsschritten anpassbaren Bausatz sein Geschäft aufzubauen, muss nicht jedes künftige Modell von A bis Z neu erdenken, planen, testen und gesondert produzieren, sondern spart sich all das – was die Kosten senkt und gleichzeitig die Flexibilität erhöht. Und was für die Industrie gilt, gilt auch für Dienstleister: Durch die Standardisierung Ihrer Prozesse und die Adressierung eines größeren Marktsegments erreichen Sie Produktivitätssprünge. Sie können ein Basisprodukt mit schlanken Prozessen anbieten und dann von dort aus On-demand-Lösungen entwickeln, wenn der Kunde bereit ist, mehr zu zahlen.
- Orientieren Sie sich nach Möglichkeit an globalen Märkten. Sie sind viel größer als lokale oder nationale, in digitalisierten Zeiten leichter zu erreichen als je zuvor – und obwohl natürlich mit diesem Schritt auch die Konkurrenz zunimmt, ist es sehr gut möglich, dass Sie in Ihrem Marktsegment produktiver sind als die meisten Mitbewerber. Quasi nebenbei minimieren Sie auf diesem Weg Ihre Anfälligkeit für lokale Krisen und erhalten über den neuen, intensiveren Wettbewerb auch direktere Feedbacks zu den Schwachstellen Ihres Unternehmens oder Ihrer Produkte – und können diese früher beheben als andere, was Sie in der nächsten Krise natürlich resilienter macht.
2. Fertigungstiefe
Ganz grundsätzlich sollten Sie sich auch fragen, welche für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung wichtigen Zusatzprodukte oder -teile Sie aktuell nicht selbst erbringen können oder wollen. Outsourcing mag manche Kosten sparen, aber das abgegebene Geschäft kostet Sie mitunter auch. Fragen Sie sich deshalb:
Was brauchen Ihre Kunden, um Ihr Produkt (sinnvoller) zu nutzen – ohne dass Sie daran bisher etwas verdienen? Und: Können Sie das ändern?
Wenn Sie ein Bäcker sind, dürfte eine Produktpalettenerweiterung in Richtung „Toasterproduktion“ in der Backstube schwierig werden. Aber: Wenn Sie es als Unternehmen schaffen, von der Ernte einer Bohne bis zur Reinigungstablette für die von Ihnen angebotene Kapselmaschine (oder sogar bis zum in PET-Flaschen angebotenen reinen Quellwasser für ebenjene) alle Produkte und Services rund um das Erlebnis „Kaffee“ anzubieten und das auch noch mit etwas Charme – oder zumindest mit dem von George Clooney – tun, sind Sie für die Zukunft produktiver aufgestellt, als wenn Sie „nur“ eine Sorte Kaffeebohnen an drei bis fünf ausgewählte Cafés verkaufen.
Man spricht an dieser Stelle auch von der Fertigungstiefe. Und dieses sperrige Wort sowie alle Ratgeber drum herum sollten Sie, wenn Sie Ihre Firma auf Produktivität trimmen wollen, ab sofort öfter im Munde führen.
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3. Mitarbeiterproduktivität
Was für Prozesse und Produkte gilt, gilt auch für die Mitarbeiter einer Firma: Sie können den Mehrwert ihrer Arbeit quantitativ oder qualitativ erhöhen. Das heißt: Entweder sie leisten in derselben Zeit mehr (z. B. durch die Anpassung von Prozessen, durch effizientere Arbeitsgewohnheiten oder durch Automatisierungen) oder sie schaffen es, bessere Produkte anzubieten, die ggf. zulasten der Produktanzahl gehen (indem sie neu gewonnenes Wissen anwenden, innovativer – oder, etwa im Kundenservice, freundlicher – werden). Wenn die Mitarbeiter beides auf einmal schaffen, also mehr Besseres in derselben Zeit liefern, machen sie sogar einen großen Sprung nach vorn.
Egal, was in Ihrer Organisation gelingt:
Die Mitarbeiterproduktivität wirkt sich direkt auf die Gesamtproduktivität der Firma aus.
Setzen Sie deshalb einerseits auch hier auf die Optimierung von Arbeitsprozessen. Was für Sie als Führungskraft gilt, was Ihnen hilft, produktiver durch den Tag zu kommen, hilft oft auch firmenweit.
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Steigern Sie Ihre Produktivität jetzt!
Books on DemandEin paar Learnings:
- Den ganzen Tag beschäftigt, aber nichts erreicht? Die erste Produktivitätsregel heißt: Seien Sie lieber effektiv als effizient. Effektiv sein heißt, die richtigen Dinge zu tun. Effizient sein heißt, sie mit dem geringsten Aufwand zu tun. Die meisten Menschen sind sehr effizient, machen aber die falschen Dinge: Kunden besuchen, Angebote schreiben, in Besprechungen sitzen. Fragen Sie sich lieber: Genügt ein Anruf statt des Besuchs? Eine kurze Mail mit den Eckdaten statt des detaillierten Angebots? Ein Telefonat statt der Besprechung?
- Regel 2 heißt: „Fragen Sie sich selbst bei jeder Tätigkeit: Verhilft sie mir und uns zu mehr Umsatz, zu weniger Kosten, zu einem einfacheren Leben?“ Wenn die Antwort „Nein“ ist, dann weg damit.
- Regel 3: Kürzen Sie Meetings in jeder erdenklichen Hinsicht! Indem Sie etwa jetzt gleich solche absagen, die kein klar definiertes Ziel und keine Agenda haben. Laden Sie zu Meetings nie mehr als fünf Teilnehmer ein, sonst kosten die sozialen Interaktionen zu viel Zeit. Halten Sie den anderen ruhig die Kosten vor Augen: 7 Teilnehmer x 2 Stunden x 80 € = 1120 €. Ist der Output so viel Geld wert? Wer die Kosten eines Meetings kennt, hinterfragt den Sinn.
In unserem Produktivitäts-Themenkanal finden sich hunderte weitere Tipps und Steigbügelhalter. Picken Sie sich die raus, die für Sie und Ihre Firma passen, und machen Sie die, die am meisten bringen, in Ihrem Alltag und dann in Ihrer Firma zur Regel.
Ebenfalls zur Regel wird zunehmend die qualitative Verbesserung nicht nur Ihrer Produkte, sondern auch derjenigen, die sie liefern sollen: Ihrer Mitarbeiter. Wie Daniel Goleman – Autor des Weltbestsellers Emotionale Intelligenz – hier ausführt, ist die ständige Weiterbildung von Mitarbeitern für wettbewerbssensitive Unternehmen denn auch längst kein „Nice-to-have“ mehr, sondern Teil einer langfristigen Wachstums- und Bindungsstrategie.
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Training und Seminare im digitalen Wandel
Junfermannsche Verlagsbuchhandlung GmbH & Co. KG Zusammenfassung ansehen
Damit bleiben Ihre Leute nicht nur up to date, sondern sie identifizieren sich auch mehr mit der Organisation – was nachweislich ebenfalls zu einem Leistungsboost führt. 93 Prozent der befragten Arbeitnehmer geben außerdem an, dass sie Unternehmen, die Geld in ihre berufliche Entwicklung stecken, länger treu sind. Und weil sich das konstante Upskillen Ihrer Belegschaft doppelt rechnet, wenn Letztere Ihnen gewogen bleibt, sollten Sie gleich heute damit beginnen, Wissens- und Fähigkeitslücken in strategisch wichtigen Abteilungen zu identifizieren und zu schließen.
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11 HR-Trends, die Sie 2021 im Blick haben sollten
Tom Haak Zusammenfassung ansehenMehr praktische Tipps, Leselisten und Leitfäden finden Sie hier:
Lernwillige Kollegen und mehr passgenau auf sie zugeschnittene Lernangebote seitens Ihrer Organisation sind aber nur das eine. Ihre ganze Unternehmung muss darauf ausgerichtet sein, die Kollegen und die für sie bereitgestellten Fördermaßnahmen auch zu unterstützen. Das bedeutet:
- Sie brauchen sogenannte qualifizierende Strukturen in der Organisation, die Lernhungrige und Fleißige belohnen – und zwar sowohl bei der Jobvergabe wie auch beim Gehalt.
- Gläserne Decken sollten Sie aber nicht nur in der Firmenhierarchie abbauen, sondern auch bei den Informationen: Ein freier Informationsfluss fördert Transparenz und Innovation, sorgt für schrumpfende Mauern zwischen sogenannten Silos – also Firmenbereichen, die aktuell zu viel mit sich selbst zu tun haben.
- Ein formatives Rechnungs- und Kontrollwesen, in dem Buchführungs-, Budgetierungs- und Berichtssysteme so gestaltet sind, dass sie Lernen unterstützen und das unternehmerische, selbstverantwortliche Agieren von Teilsystemen des Unternehmens fördern, ist ebenfalls unabdingbar.
- Das bedeutet: Wenn Ihr HR von gestern ist, wird Ihre Produktivitätsoffensive eher heute als morgen scheitern.
Und am Wichtigsten? Stellen Sie die Zeichen in Ihrer Organisation auf „strategische Frühaufklärung“: Sorgen Sie dafür, dass Sie in ständigem Kundenkontakt sind, und klären Sie die relevanten Abteilungen über Kundenwünsche und -bewegungen auf. Man muss in diesem Fall nicht gleich von „Design Thinking“ schwafeln – wer weiß, was der Markt von einem Unternehmen erwartet oder erhofft, kann früh reagieren. Wenn die Konkurrenz aber das Fragen für Sie übernimmt, kann es schnell zu spät sein.
Wenn doch Jobs wegfallen, Sie aber niemandem kündigen wollen
Selbst wenn Jobs aufgrund einer Automatisierungsmaßnahme oder anderweitiger Umstrukturierungen obsolet werden sollten – erinnern Sie sich an den Angestellten eines Postkutschenunternehmens, der für das Umspannen der Pferde an Poststationen zuständig war, als plötzlich die Omnibuslinie gleich nebenan ihren Betrieb aufnahm –, lassen sich die Menschen, die die Stellen besetzt hatten, in aller Regel andernorts produktiv in die Firma integrieren.
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New Work: Auf dem Weg zur neuen Arbeitswelt
Springer Gabler Zusammenfassung ansehenEinerseits hilft es in solchen Fällen wieder besonders, dass man sie betriebsintern stets weiterbildet bzw. sie sich selbst weiterbilden lässt, sodass sie sich ohne größere Probleme auch andernorts einsetzen lassen. Andererseits kann man sie im Team halten, indem man ihnen anbietet, einen Job mit jemand anderem zu teilen, der ohnehin kürzertreten wollte, nebenher eine Ausbildung absolviert oder weil die Profile der beiden sich schlicht hervorragend zu einem Ganzen, Verantwortungsvolleren ergänzen – was nicht selten dann auch (auf die Stunde) besser bezahlt wird als der vorige Job. „Jobsharing“ ermöglicht den Zugang zu interessanten Positionen, etwa im Management – aber im Teilzeitpensum.
Unternehmen binden Talente, steigern die Produktivität und haben Zugang zu einem größeren Talentepool. Firmen mit Jobsharing erhalten auch mehr Bewerbungen und ermöglichen Frauen einen leichteren Wiedereinstieg in den Arbeitsmarkt.
Irenka Krone-Germann und Karin Tischler (NZZ)
Dass zwei verschiedene Typen einen Job gemeinsam besser erledigen können, hat sich schon in mancher Studie als Produktivitätsbooster erwiesen, weshalb das Modell sich aktuell steigender Beliebtheit erfreut und für viele Firmen eine Möglichkeit darstellt, Talente auch in schwierigen Zeiten im Unternehmen halten zu können, gleichzeitig aber die Kosten umzuschichten und die eigenen Ressourcen besser einzusetzen und zu kombinieren.
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Beschäftigungswirksame Arbeitszeitmodelle
vdf Hochschulverlag AG an der ETH ZürichBessere Kombination von Ressourcen ist auch eigentlich das einzige große Geheimnis hinter der weitverbreiteten Rede um agilere Zusammenarbeit. Indem man in Organisationen alte Mauern zwischen Firmenbereichen und Abteilungen (wieder: Silos) einreißt, lassen sich Wissen, Skills und gelernte Lektionen besser untereinander teilen, was zu immer neuen Ideenkombinationen führt. Ein eindrückliches Beispiel für diesen Fortschrittsbooster ist die uns allen eigentlich ja bestens bekannte Globalisierung:
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