Sprich. Mit. Mir!

Mitarbeitergespräche in Zeiten der Pandemie: Wie Führungskräfte den Kontakt zu ihren Mitarbeitern nicht verlieren – und was alle Beteiligten von kürzeren Feedbackintervallen haben.

Sprich. Mit. Mir!

Wenn es im Kinderzimmer leise wird, sollte man mal nach dem Rechten schauen. Diese Erfahrung teilen Eltern und Erziehungsberechtigte auf der ganzen Welt. Millionen Posts, die es in den letzten Monaten aus Home Offices auf der ganzen Welt in die Sozialen Medien geschafft haben, belegen: Es dauert in den meisten Fällen nur wenige Augenblicke, und Kinder sind in der Lage, ganze Zimmer inklusive Einrichtung in ihre kleinsten Bestandteile zu zerlegen. Oder sich selbst (und das Geschwisterchen) optisch aufzupeppen.

Was für den lieben Familienfrieden gilt, gilt – in leicht abgeschwächter, dafür aber reziproker Form – auch für den Firmenfrieden. Mitarbeiter, die in Zeiten der flächendeckenden Heimarbeit von ihren Vorgesetzten alleingelassen werden, machen zwar weniger Dummheiten als Kleinkinder. Für Unruhe sorgt es aber allemal, wenn unzählige Angestellte dazu verdammt sind, die Stille aus den „Spielzimmern“ der Firma stoisch zu ertragen, weil die Türen zum Office verschlossen sind oder verschlossen bleiben müssen. Was kann man dagegen tun?

Chefs müssen mehr Präsenz zeigen

So hat eine aktuelle Studie des Marktforschungsinstituts Appinio und des SaaS-Anbieters Talentsof nun ans Licht gebracht, das drei von vier Mitarbeitern in dieser Krisenzeit gerne öfter von ihren Vorgesetzten hören würden.

23 Prozent der Befragten gaben zudem an, dass sie während und in den Monaten nach den Lockdowns nur ein einziges Mal überhaupt Rückmeldung vom Chef bekommen haben. Und sage und schreibe 36 Prozent warten bis heute auf ein Feedback.

Das sorgt für Unsicherheit: Wie geht es weiter? Wie wollen wir trotz Krise das Unternehmen am Laufen halten? Ist mein Arbeitsplatz noch sicher, wenn sich niemand bei mir meldet? Es gibt unzählige Fragen, die Mitarbeitern im Home Office durch den Kopf gehen. Und die Fragen werden, je länger die Krise dauert, immer zahlreicher und belastender. Gerade jetzt ist es also wichtig, dass Führungskräfte präsent bleiben und eine den Umständen angemessene Feedbackkultur entwickeln.

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Auf die Führungskraft kommt es an!

Gut ist nicht gut genug – werden Sie zur richtig guten Führungskraft!

Jim Clifton und Jim Harter Campus Verlag
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Remote-Feedback-Kultur

Zum Finden der richtigen Kadenz lohnt es sich, die Bedürfnisse abzuholen. Zwei von zehn Befragten würden laut oben zitierter Umfrage gerne ein monatliches Update bekommen, ein Viertel würde ein halbjährliches Feedback dem altbekannten Jahresgespräch vorziehen.

Dazu meint Elton Schwerzel, Managing Director DACH bei Talentsoft: „Im Zuge der Corona-Krise haben Themen wie Home Office und Remote Work stark an Bedeutung gewonnen. Inwiefern sich das auf die Feedback-Kultur von Unternehmen auswirkt, ist momentan noch schwer zu sagen. Klar ist jedoch, dass Angestellte nach wie vor ein starkes Bedürfnis nach regelmäßigem Feedback haben. Unsere Studie zeigt, dass zahlreichen Arbeitgebern die Möglichkeit fehlt, diesem Wunsch nachzukommen. Das liegt in vielen Fällen daran, dass ihre Feedback-Prozesse nicht ausreichend digitalisiert sind. Es ist an der Zeit, diese Lücke zu schließen und Mitarbeitern in kurzen Abständen Rückmeldung zu ihren Leistungen zu ermöglichen.“

Einmal im Jahr reicht aktuell nicht

Das Jahresendgespräch oder jährliche Mitarbeiterfeedback ist somit zwar immer noch ein probates Mittel, um grundsätzliche Dinge auf den Tisch zu bringen. Es eignet sich gut, übergeordnete Ziele zu vereinbaren. Was will ein Mitarbeiter, was soll er in den kommenden zwölf Monaten erreichen? Wie sieht er selbst seine Position im Unternehmen für das anstehende Jahr? Und wie hat er sich im vergangenen Jahr geschlagen?

Was es aber zusätzlich – oder, weiter gedacht: sogar substituierend – braucht, sind Feedbackschleifen, die eine gewisse Regelmäßigkeit haben. Gemeinsame Treffen, bei denen Führungskraft und Mitarbeiter schauen, wie beide sich auf dem Weg zu diesen Zielen schlagen. Stimmt die Richtung noch? Oder muss nachjustiert werden? Wo klemmt’s?

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Die Feedback-Falle

Loben statt meckern – so geht Feedback richtig.

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Strategisch wichtige Mitarbeiter – und das werden in der Wissensökonomie immer mehr – brauchen nämlich stets auch die aktive Auseinandersetzung mit der Ist-Situation. Nur so lässt sich das relevante Wissen rechtzeitig überall abholen und in die nächsten Schritte auf dem Weg zu einem gemeinsam definierten (Jahres-)Ziel einbauen. Experten sprechen hier vom Resonanzfeedback.

Es setzt eher aufs Fragen als aufs Einfach-mal-Annehmen, mehr auf Coaching als auf den üblichen Befehlston. So vermeiden Sie teure Umwege, also Ressourcenverschleiß und dadurch entstehende Frustration, und haben das „lästige“ jährliche Mitarbeitergespräch nebenbei in eine kontinuierliche Wissensspirale verwandelt, die Ihrer Firma in viel kürzeren Zeiträumen viel mehr bringt als das alte Modell.

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The Coaching Habit

Nicht besser wissen, sondern besser fragen und zuhören hilft den Mitarbeitern.

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Falls nötig per Video, aber immer so persönlich wie möglich

Die geforderte Rückmeldung, egal in welchen Abständen, passiert im besten Fall mittels Videotelefonie oder Videochat, sofern keine sichere Büroatmosphäre geschaffen werden kann. Kommunikation verläuft auch dabei bekanntlich auf verbaler und nonverbaler Ebene: Worte geben Inhalte weiter, unterstützt durch Gesten, Handlungen und Bewegungen können diese aber erst in Gänze verstanden werden.

E-Mails oder Telefonate eignen sich für Mitarbeitergespräche also nicht, Zoom, Teams & Co. sind die Mittel Ihrer Wahl.

Die Gesprächsvorbereitung ist für Sie als Führungskraft die gleiche wie beim realen Aufeinandertreffen – sie muss vor allem sorgfältig passieren. Mal schnell einen Blick ins Mitarbeiter-Dossier fünf Minuten vor Beginn des Gesprächs? Reicht definitiv nicht aus, und wenn Sie das früher so gemacht haben, ist nun der Zeitpunkt, damit aufzuhören. Grundsätzlich gilt: Eine gute Vorbereitung zeugt von Respekt. Deshalb planen Sie auch ausreichend Zeit für das Mitarbeitergespräch ein, im Idealfall zwischen ein bis zwei Stunden. Natürlich dürfen Sie auch von Ihrem Mitarbeiter eine gute Vorbereitung erwarten! Sie unterstützen ihn dabei, wenn Sie bereits bei der Terminvereinbarung klären, um welche Themen es gehen wird. Dies sind in der Regel:

  • Leistungen des Mitarbeiters
  • Teamzusammenarbeit
  • berufliche Situation
  • Zielvereinbarungen

Weitere Informationen:

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Gesprächsinhalt: Je konkreter, desto besser

Im Gespräch selbst sollte es nur um konkrete Dinge gehen, aufs Blablabla können Sie verzichten. Ein kurzer Smalltalk zum Einstieg und ein wenig Persönliches zum Ausklang darf aber schon stattfinden.

Es sorgt für Entspannung auf beiden Seiten, wenn Sie nicht gleich mit der Tür ins Haus fallen. Außerdem sollten Sie Ihre Mitarbeiter nach dem offiziellen Teil nicht ansatzlos wieder hinaus ins All katapultieren.

Ansonsten aber bleiben Sie bei der Sache, schweifen nicht ab und bringen die Dinge auf den Tisch, die besprochen werden müssen. Auch wenn Sie – wie es vielen in der derzeitigen Situation geht – flexibel und agil auf die Situationen und Entwicklungen reagieren müssen. Ihre Mitarbeiter sollten Sie gerade dann sicher an Bord behalten, die brauchen Sie nämlich noch – auch in der „Neuen Normalität“ (die weiterhin auf sich warten lassen wird).

Es ist Zeit, wieder mehr Lärm zu machen und die Türen zu öffnen – zumindest digital.

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