Hybride Arbeitsmodelle: Ansprüche und Lösungen

Sie haben noch keine Idee, wie Sie in Ihrem Unternehmen das mit den hybriden Arbeitsmodellen umsetzen wollen? Dann sind Sie nicht allein: Laut einer Studie, die von der Universität St. Gallen unterstützt wurde, haben erst 17 Prozent der in der Schweiz ansässigen Unternehmen ein hybrides Arbeitsmodell vollständig implementiert. Drei von vier Befragten mussten zugeben, dass sie sich erst in der Entwicklungsphase befinden. Und ja, vielen davon ist bewusst, dass man sich ranhalten und endlich Ergebnisse bringen muss – denn nach zwei Jahren Pandemie und den gemachten Erfahrungen ist klar: Viele Arbeitnehmer werden nicht zu 100 Prozent ins Office zurückkommen.

Schauen wir uns deshalb einmal genau an, welche Punkte als die größten Herausforderungen angesehen werden, welche Chancen es gibt, diese zu meistern, und wo die Vorteile des hybriden Arbeitens liegen.

1. Erhalt und Förderung der Unternehmenskultur

Kurzfristig und aktiv Einfluss auf die Unternehmenskultur zu nehmen, ist schwer. Was möglich ist: die Rahmenbedingungen zu schaffen, die eine Kultur positiv beeinflussen. Grundsätzlich aber ist Kultur das Produkt einer Gesellschaft, also das, was entsteht, wenn Menschen gemeinsam etwas tun oder Zeit miteinander verbringen. Innerhalb eines hybriden Arbeitsmodells jedoch verringert sich die Zeit, die Mitarbeiter gemeinsam – und informell – verbringen. Die Folge:

Zu Hause, in den eigenen vier Wänden, sucht man die eigentliche Unternehmenskultur meist vergebens.

Verbreitet ist eher das „Tasks abarbeiten“, das Delegieren derselben – und die Informationsflaute. Viele wichtige Nachrichten und Entwicklungen werden weitab des „Bienenstocks“ nicht wahrgenommen, oft mangelt es an Transparenz, wichtige, aber nicht immer offensichtliche Teamplayer werden in der Kommunikation „vergessen“ und müssen sich ihre Infohäppchen selbsttätig mühsam zusammensuchen.

Doch es gibt einige Dinge, die den Erhalt sowie die Förderung der Unternehmenskultur unterstützen:

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The Excellence Dividend

Tom Peters bleibt bei seinem Mantra: Spitzenleistungen sind die sicherste Wette auf die Zukunft.

Tom Peters Vahlen Verlag

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1. Förderung des informellen Austausches – das kann digital aber auch in der Realwelt passieren. Ideen dazu sind digitale Kaffeeküchen, gemeinsame virtuelle Team(s)-Events, aber auch innerhalb der Büros bewusst geschaffene Begegnungsorte. Zudem fördern abteilungsübergreifende Events den Austausch und das Miteinander.
2. Einheitliche und begleitete Onboardingprozesse: Organisieren Sie Ihre Onboardingprozesse nach einem klaren Ablaufplan, der immer gleich ist. Bestimmen Sie einen Verantwortlichen, der auch die Aufgabe hat, neue Mitarbeiter „sozial“ in die ihm noch fremde Umgebung zu integrieren, z. B. durch gemeinsame Mittagessen, durch das Vorstellen des Teams und wichtiger Ansprechpartner etc.
3. Identifikation stärken: Auch wenn es nur kleine Dinge wie ein Kugelschreiber, eine Kaffeetasse oder der Aufkleber auf dem Laptop sind – Mitarbeiter, die auch zu Hause das Logo des eigenen Unternehmens immer vor Augen haben, wenn sie Arbeiten, sind ihm mental mehr verbunden.
4. Kommunizieren Sie eine klare Corporate Identity: Jeder Mitarbeiter muss wissen, wofür das Unternehmen steht und auf welche Werte es aufgebaut ist. Dazu gehört auch ein gemeinsames Verständnis über die Nutzung von digitalen und analogen Räumen innerhalb der einzelnen Teams und eine zugewiesene Rolle im Firmengeflecht, die allen Beteiligten einen Sinn erschließt.

2. Effektive Zusammenarbeit im Team

„Vertrauen“ ist wohl das Wort der Stunde – oder besser, das der letzten beiden Jahre. Von jetzt auf gleich wurden die Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt und der jeweilige Vorgesetzte musste schauen, dass auch von zu Hause aus jeder seine Arbeit machte. Kein leichtes Unterfangen. Und das bleibt es auch mit Blick auf hybride Arbeitsmodelle nicht.

Die Rolle des Teamleiters entwickelt sich vom Managermodell hin zum Coachingmodell: Wer transparent und empathisch anleitet, die Mitarbeiter gut vernetzt und sie zur Eigenverantwortung ermächtigt, spart sich lästige Kontrollarbeiten.

Das Wichtigste, was Führungskräfte beachten müssen, finden Sie hier auf einen Blick:

Zusammenfassung (Artikel)

Wie Sie ein hybrides Team führen

So funktioniert Ihr Team, auch wenn es über verschiedene Orte verteilt arbeitet.

Rebecca Knight Harvard Business Manager

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1. Strukturierte Kommunikation: Bleiben Sie mit allen Mitarbeitern in Kontakt. Planen Sie ein wöchentliches virtuelles Meeting zum Start in die Woche, in der anstehende Aufgaben besprochen und verteilt werden. Organisieren Sie aber auch informelle Meetings, die dem lockeren Austausch dienen. Bei allen Meetings ist es wichtig, dass sowohl die Mitarbeiter aus dem Homeoffice als auch diejenigen, die im Büro sind, zugeschaltet werden.
2. Unterstützen Sie die Selbstständigkeit Ihrer Mitarbeiter: Schenken Sie Ihren Mitarbeitern genug Vertrauen und bleiben Sie ansprechbar. Ermächtigen Sie Ihre Mitarbeiter, ihren Job weitgehend in Eigenregie zu machen – dazu gehört eine entsprechende technische Ausstattung genauso wie die Freiheit, sich die Arbeitszeit zumindest zu einem Teil frei einteilen zu können. Vernetzen Sie die Mitarbeiter so, dass sie einander zuarbeiten und sich gegenseitig auf dem Laufenden halten können – das spart Ihnen lästiges Mikromanagement in Eigenregie.
3. Hören Sie zu: Teams auf Distanz zu führen bedeutet auch, empathisch zu sein und zwischen den Zeilen zu lesen. Wie geht es den Mitarbeitern? Haben sie Sorgen und Ängste? Worüber geben sie Auskunft, was ist ihnen eher unangenehm? Entwickeln Sie ein Gefühl für das Gegenüber. Denn: Auch wenn der Mitarbeiter nicht im Büro ist, haben Sie eine Sorgfaltspflicht Ihren Teammitgliedern gegenüber.
4. Ohne Controlling geht es nicht: Natürlich dürfen Sie die Kontrolle nicht komplett abgeben. Sie sollte jedoch – wie Ihre restliche Kommunikation – strukturiert und transparent sein. Wenn Ziele und Aufgaben ausgehandelt und klar kommuniziert werden, keine Missverständnisse über Verantwortlichkeiten und Abläufe bestehen, wird Ihre Arbeit signifikant einfacher – und die Ihrer Kollegen ebenfalls.

3. Aufrüstung der IT-Sicherheit

In den IT-Abteilungen ging es rund, als plötzlich das Homeoffice zur Pflicht wurde. Es brauchte viel neue Hardware, aber auch Software musste innerhalb von wenigen Tagen, manchmal auch Stunden aufgerüstet werden, damit die Kollegen ihrer Arbeit weiter nachgehen konnten. Jetzt, da sich abzeichnet, dass nicht mehr jeder zu hundert Prozent ins Büro zurückkommen wird, sind zwar die meisten Unternehmen in Sachen technische Ausstattung, Serverzugänge und Kommunikationssoftware gut ausgestattet, doch das Thema IT-Sicherheit bleibt eine Problemzone.

Das hat sicher auch damit zu tun, dass viele Dinge rechtlich zwar eindeutig sind, diese Rechte sich in der neuen Arbeitskonstellation aber nicht richtig durchsetzen lassen. Lesen Sie, wie Sie dennoch sensible Daten schützen und welche Stolperfallen Sie mit geschickter Planung umgehen können:

Datenschutz ist (nicht nur) Chefsache

So sichern Sie sich und andere besser ab.

4. Gesundheit

Jeder ist sich selbst der Nächste. Da ist sicher Wahres dran und das gilt auch für die Arbeit im Homeoffice und für hybride Arbeitsmodelle: Jeder Mensch ist zuerst selbst für seine Gesundheit und sein Wohlbefinden verantwortlich. Dennoch sollten Arbeitgeber und Führungskräfte vor Problemen nicht die Augen verschließen und einfach darauf hoffen, dass es „schon schiefgeht“. Die ständige Präsenz der Arbeitsmaterialien im Homeoffice verleitet viele dazu, mehr als nur das obligatorische Pensum zu arbeiten. Das kann auf Dauer zu einem Burn-out oder zu Depressionen führen – die Zahlen sprechen Bände:

87 Prozent der Menschen in Deutschland sind gestresst. Jeder zweite glaubt von Burn-out bedroht zu sein und sechs von zehn Befragten klagen über typische Burn-out-Symptome wie anhaltende Erschöpfung, innere Anspannung und Rückenschmerzen. Und das war vor der Pandemie.

Die folgenden Ratschläge können dabei unterstützen, psychischer Überbelastung vorzubeugen.

Zusammenfassung (Buch)

Burn-out, ade

Am besten gar nicht erst in die Burn-out-Falle tappen!

Maja Storch, Johannes Storch und Dieter Olbrich Hogrefe

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1. Stellen Sie nicht nur die Technik zur Verfügung, sondern im besten Fall auch ein kleines Budget, mit dem der Mitarbeiter sein Homeoffice individuell – und gesundheitsfördernd – gestalten kann.
2. Bestimmen Sie Kernarbeitszeiten, in denen alle erreichbar sein müssen – den Rest der Zeit sollte sich der Mitarbeiter frei einteilen können.
3. Kommunizieren Sie mit den Mitarbeitern – und das regelmäßig. Seien Sie den Rest der Zeit ansprechbar.
4. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter zum Ausgleich (z. B. Sport, Entspannungsübungen) und bestehen Sie darauf, dass sie auch daheim eine Mittagspause und zu gegebener Zeit Feierabend machen.
5. Führen Sie regelmäßig Mitarbeiterbefragungen durch, bei denen Sie vor allem den emotionalen wie auch psychischen Zustand erfragen. Behalten Sie die Rückmeldungen und ihre Entwicklung im Blick.
6. Nicht jeder Mitarbeiter spricht gerne mit dem Chef über seine Probleme – schaffen Sie auch andere Anlaufstellen, im Idealfall auch anonyme oder externe.
7. Bilden Sie Ihre HR-Abteilung dahingehend weiter, dass sie Probleme aktiv bekämpft und im richtigen Moment weiß, wie zu reagieren ist. Psychische Gesundheit ist kein „Gedöns“.

Psychohygiene – Tipps für Ihre mentale Gesundheit

Den eigenen Körper fit halten, dazu fallen uns viele Möglichkeiten ein. Doch auch die Gesundheit unserer Psyche können wir positiv beeinflussen.

5. Aufrechterhaltung einer hohen Produktivität

Auch wenn die letzten beiden Jahre nicht zu nennenswerten Produktivitätsengpässen geführt haben, werden viele Unternehmen die Sorge nicht los, dass Mitarbeiter im Homeoffice weniger oder schlechter arbeiten. Dagegen hilft mehr Vertrauen (siehe oben), aber auch ein Blick auf aktuelle Zahlen sorgt für Beruhigung:

Eine aktuelle Studie von PWC zeigt, dass viele Unternehmen in den letzten zwölf Monaten feststellen konnten, dass rund 57 Prozent ihrer Mitarbeiter aus dem Homeoffice oder im Zusammenhang mit einem hybriden Arbeitsmodell ihre Produktivität sogar steigern konnten.

Die Studie hat aber auch ergeben, dass es nun aufseiten der Arbeitgeber eine noch bessere strategische Planung benötigt, um produktiv zu bleiben. Diese Planung sollte mit längerfristigen Szenarien arbeiten und den Personal- und Ressourcenbedarf daran anpassen. Darüber hinaus empfiehlt sich ein „dynamischer“ Anteil, der es den Unternehmen ermöglicht, sehr schnell, flexibel und agil auf Situationen zu reagieren.

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Produktiver arbeiten

Überwinden Sie die Lethargie, organisieren Sie sich und schärfen Sie Ihren Fokus, um bei der Arbeit produktiver zu werden.

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Die größten Zeitfresser und Produktivitätshemmer sind übrigens zu lange oder verworrene Entscheidungswege. Auch deshalb sollten Sie Ihre Mitarbeiter zu mehr Selbstständigkeit erziehen: Verteilen Sie Verantwortlichkeiten und minimieren Sie administrativen Aufwand, wenn es um Entscheidungen geht.

Wenn Sie ehrlich sind, müssen Sie nicht bei jeder Sache involviert sein.

Und erhalten Sie die Motivation aufrecht, indem Sie sicherstellen, dass sich jeder Mitarbeiter als wichtiger Teil des großen Ganzen versteht. Dazu gehört, dass Sie die Arbeit von Abteilungen und Kollegen nicht nur bis ins Detail verstehen, sondern öffentlich hervorheben, loben und ihren Zweck auch über die firmeninternen Silos hinaus kommunizieren. So entstehen nicht nur neue Synergien, sondern Ihre Haltung sorgt auch für mehr Zuversicht, Zufriedenheit und Verbundenheit unter der Belegschaft.

Weitere nützliche Hinweise, wie Sie die Produktivität Ihrer Organisation hoch halten können, finden Sie hier: