Frustfaktor M

Die meisten von uns haben so viele Besprechungen, dass wir eigentlich großartig darin sein sollten, sie zu planen und durchzuführen. Aber Übung macht in diesem Fall leider keinen Meister: Viele Meetings sind reine Zeitverschwendung. Und selbst wenn das Urteil weniger hart ausfällt, stellen wir fest: Effiziente Nutzung von Zeit sieht anders aus. Wer im Büro dem gemütlichen Plausch mit Kolleginnen und Kollegen eventuell noch einige Vorteile abgewinnen kann, verliert spätestens in Pandemiezeiten mit Kindern im Home Schooling leicht die Geduld und jedes Verständnis.

Dabei sind Meetings eine wichtige Gelegenheit, um Informationen auszutauschen, Entscheidungen zu treffen und gemeinsam an der Lösung von Problemen zu arbeiten. Grund genug, sich noch einmal an einige elementare Regeln zu erinnern. Denn: Wer sie konsequent umsetzt, kann von der gemeinsamen Zeit bestmöglich profitieren.

Was wollen Sie erreichen?

Nehmen Sie sich vor einem Meeting Zeit und überlegen Sie, was Sie erreichen wollen. Das lässt sich normalerweise auf drei Aspekte herunterbrechen:

• Informationen geben,
• eine Diskussion führen,
• oder eine Entscheidung treffen.

Machen Sie sich für jeden einzelnen Tagesordnungspunkt, den Sie planen, Ihr Ziel bewusst. Schreiben sie es mit auf die Agenda und verschicken Sie diese rechtzeitig vor dem Meeting. Das hilft dabei, Erwartungen zu klären, und ermöglicht es den Teilnehmerinnen und Teilnehmern, sich vorzubereiten. Außerdem steigt so die Wahrscheinlichkeit, dass Sie nicht nur von extrovertierten Teammitgliedern hören, sondern auch von denjenigen, die gerne nachdenken, bevor sie sprechen – oder sich im Vorfeld mit anderen abstimmen wollen. Das kann gerade in internationalen Teams wichtig sein, um den Bedürfnissen unterschiedlicher Kulturen gerecht zu werden.

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Virtuelle Meetings leiten

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Eugenia Schmitt managerSeminare Verlag

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Ein scharfer Blick darauf, was Sie erreichen wollen, hat einen weiteren Vorteil: Sie können überprüfen, ob alle Eingeladenen tatsächlich einen echten Beitrag leisten (können), oder ob sie vielleicht gar nicht dabei sein müssen.

Von vielfältigen Sichtweisen profitieren

Wenn Sie Ihr Team zusammenbringen, um ein Problem zu lösen oder neue Ideen zu entwickeln, sollten Sie auch ein Umfeld schaffen, in dem alle ihren Beitrag leisten und ihre Sichtweise mitteilen können. Überraschung: Beim klassischen Brainstorming funktioniert das selten.

Statt dass alle gehört werden, preschen oft Einzelne vor und dominieren die Diskussion.

Vielleicht sind es „Sprechdenker“, die Gedanken am besten entwickeln, während sie reden. Oder sie haben eine so klare Meinung, dass sie unmittelbar Position beziehen möchten. Statt damit eine breite Diskussion zu eröffnen, führt das meist aber dazu, dass sich dieselbe in eine ganz bestimmte Richtung entwickelt, bevor alle ihre Meinung äußern konnten. Und wenn dann die Ersten bereits beginnen, Lösungsansätze einzuengen, können andere davor zurückschrecken, neue Aspekte zu adressieren. Der Zug fährt letzteren quasi „vor der Nase weg“.    

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Schritt für Schritt zu konstruktiven Besprechungen.

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Besser ist es, mit Karten oder Haftnotizen zu arbeiten – oder, aktuell, mit einem virtuellen Whiteboard. Geben sie zunächst allen die nötige Zeit, ihre Gedanken aufzuschreiben, um im nächsten Schritt dann die Informationen zu clustern.

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Besser brainstormen

Gute Fragen können die besseren Antworten sein.

Hal Gregersen Harvard Business Manager

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Ein solcher Beginn stellt sicher, dass Sie die ganze Bandbreite der Erfahrungen und Perspektiven erfassen und in der weiteren Diskussion berücksichtigen können. Die Herangehensweise hilft außerdem, Gruppendenken zu vermeiden und verhindert, dass wichtige Informationen und interessante Optionen übersehen werden, was zu kostspieligen Fehlern und verpassten Chancen führen kann.

Dasselbe gilt für eine schlechte Dokumentation von Meetings. Denn klar ist auch: Jemand sollten festhalten, was besprochen wurde, welche Ergebnisse die Besprechung hatte und welche Aufträge vergeben wurden. Damit Sie nicht im nächsten Meeting wieder von vorn anfangen müssen – und damit Kollegen, die vielleicht verhindert waren, immer wissen, was der aktuelle Stand eines Projekts oder einer Diskussion ist.

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Und nun wünsche ich Ihnen eine erfolgreiche Restwoche – mit weniger, aber dafür produktiveren Meetings!

Nächste Schritte:
Weitere praktische Tipps und Tricks bietet Fair führen. Das Buch wurde mit dem getAbstract International Book Award 2020 ausgezeichnet. Laut Jury liefert es „nicht weniger als das erforderliche Rüstzeug für zukunftsfähige Unternehmen – eloquent, sachkundig und inspirierend.“

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Fair führen

Führungskräfte brauchen das Vertrauen ihrer Mitarbeiter. Dazu müssen sie Fairness herstellen.

Veronika Hucke Campus Verlag

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