„Sie müssen die Menschen emotional erreichen“

York von Heimburg beschäftigt sich seit vielen Jahren mit dem Thema virtuelle Teamführung. Er weiß, worauf es dabei ankommt – und welche Fehler nicht passieren sollten.

„Sie müssen die Menschen emotional erreichen“

Herr von Heimburg, schon vor beinahe 20 Jahren haben Sie Ihr Buch Virtuelle Teams erfolgreich führen veröffentlicht. Wenn Sie zurückblicken: Wie war das mit virtuellen Teams in dieser Zeit? Das war ja noch nicht wirklich so populär, oder?

York von Heimburg: Nein, das war überhaupt nicht populär. Zumindest nicht flächendeckend. Für mich aber war es damals schon wichtig. Denn ich arbeitete in einem global agierenden Unternehmen und meine Mitarbeiter waren überall in der Welt verteilt, deshalb die frühe Auseinandersetzung mit dem Thema. Aber Sie haben sicher Recht. Das Timing dieses Buches war sicherlich zu früh für eine breite Leserschaft.

Wie funktionierte die virtuelle Zusammenarbeit vor 20 Jahren – und welche Gesetze gelten bis heute?

Führung heißt natürlich auch Kommunikation und zwar in allen Facetten. Kontakt aufnehmen, sich auseinandersetzen mit den Menschen, sie führen, motivieren, begeistern, coachen und Sie müssen präsent sein. Und das ging damals viel über E-Mail, Telefon oder über schwerfällige Videokonferenz-Systeme, die aufwändig und teuer waren. Und im Prinzip haben wir letztere Systeme nie genutzt. Wir haben über das gute alte Telefon und via E-Mail kommuniziert. Oder wir haben uns getroffen einmal im Jahr irgendwo auf der Welt oder alle 3 Monate in regionalen Meetings. Wir haben dort viel Best-Practice geteilt, viel diskutiert über die besten Wege und die beste Strategie, um die Company noch attraktiver für die Kunden zu machen.

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Zusammenfassung (Buch)

Virtuelle Teams erfolgreich führen

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York von Heimburg und Gerd F. Radisch Verlag moderne Industrie
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Zwei Dekaden später. Was hat sich für Sie bei der Führung von virtuellen Teams signifikant verändert?

Ich glaube, dass heute in den Unternehmen viel deutlicher und viel evidenter ist, dass Teamarbeit ein extrem wichtiges Thema ist. Das hat damit zu tun, dass die Probleme und die Herausforderungen immer komplexer werden. Und je komplexer die Themen werden, je mehr Menschen also miteinander zusammenarbeiten müssen, um diese Themen zu bearbeiten, desto mehr rückt das Thema Teamarbeit in den Fokus. Heute werden Teams auch unter dem Gesichtspunkt von Diversität und Inklusion zusammengestellt, heute lösen Sie Probleme mit Menschen aus den unterschiedlichsten Bereichen und Kulturen, das war vor 20 Jahren – wenn ich das so sagen darf – eindimensionaler. Man hat also One-to-One geredet und so versucht, Einfluss auf Arbeitsabläufe zu nehmen. Heute redet man One-to-many, um die gesamte Problemstellung und alle Herausforderungen abzudecken – und dann von verschiedenen Menschen gemeinsam bearbeitet zu sehen.

Welche zentralen Aufgaben kommen dabei auf Manager eines virtuellen Teams zu?

Natürlich geht es darum, der Initiator und der Organisator von Calls und Videokonferenzen zu sein. Man muss kreativ sein, die relevanten Ansatzpunkte und Thema zu finden, die den virtuellen Teams weiterhelfen, man muss den Handlungsrahmen für die Teams abstecken, man muss den Teams die richtigen und ausreichend Ressourcen und die notwendigen Freiräume zur Verfügung stellen, man muss mentalen und realen Support geben und bei Differenzen oder Schwierigkeiten helfend unterstützen. Wichtig ist darauf zu achten, dass die Arbeitsfortschritte der Teams dokumentiert, gemonitort und immer wieder diskutiert werden, um gegebenenfalls den Fokus der Aufgabe der virtuellen Teams der Lage situativ anzupassen. Das kostet Zeit und Mühe, doch gute Ergebnisse rechtfertigen diese. Dazu müssen Sie die Menschen emotional erreichen. Sie müssen sich überlegen, wie Interaktion funktioniert, wie man Emotionalität in die Videocalls bringt. Dazu gehört unter anderem, einfach mal ein anderes Format aufzubieten: Weg von dem, was sonst immer gemacht wird. Das können virtuelle Weinproben sein, gemeinsames Kochen, Sachen, die vollkommen weggehen von der reinen Wissensvermittlung. Denn im Ernst:

Wenn jemand 15 Calls am Tag hat – und das passiert häufig genug – weiß derjenige am Abend nicht mehr, wo rechts und links ist.

York von Heimburg

Als Manager muss ich also neue fachliche und soziale Kompetenzen mitbringen. Welche?

Sie müssen nachhaltig kommunizieren. Und zwar nachhaltig in dem Sinne, dass die Kommunikation Wirkung zeigt. Und das ist bei fünf, zehn, fünfzehn Calls oder Meetings am Tag sehr schwierig. Man muss auf seine Zielgruppe, sein Gegenüber eingehen. Man kann nicht immer nur von den Kollegen Feedback erwarten, aber selbst nicht liefern. Hören Sie den Menschen zu! Legen Sie Achtsamkeit an den Tag! Wie fühlt sich der andere Mensch, die Person auf dem Bildschirm? Wie wirkt dieser? Empathie ist eine neue Schlüsselkompetenz. Und Neugier, Sie müssen neugierig sein auf Ihr Gegenüber. Ich erlebe immer wieder, dass die Menschen in solchen Videoanrufen nicht oder unzureichend zuhören. Die haben alle ihre eigene Message im Kopf und es geht nur darum, diese zu platzieren.

Um dann in den nächsten Call zu gehen…

Genau. Und das ist eigentlich schade um jeden Call. So bringt das nicht wirklich viel. Das gilt auch für die nötige Vorbereitung: Viele tun das nicht, weil sie keine Zeit haben, oder gar nicht wissen, dass es wichtig ist. Sie müssen vorab Ihre Message formulieren. Sie müssen klar sagen, was Sie wollen und brauchen. Auf der anderen Seite braucht es klares Feedback. Heute lassen sich Dinge nicht mehr einfach „anordnen“. Schaffen Sie einen Raum und Rahmen, damit Menschen bereit sind, ihre Meinung wiederzugeben. Es braucht Vertrauen, damit derjenige, der etwas gesagt bekommt, angstfrei Feedback geben kann. Nur so kommt es zu Diskussionen, in denen sich Probleme und Herausforderungen lösen lassen.

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Zusammenfassung (Buch)

Führung und Zusammenarbeit in verteilten Teams

Wie können Mitarbeiter getrennt arbeiten und trotzdem ein schlagkräftiges Team bilden?

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Gibt es NoGos in Videocalls?

Ich bin da ein wenig unkonventionell. Mir ist egal, ob jemand eine Jeans trägt oder einen Anzug, wenn Sie das meinen. Auch diese Sache mit den Hintergründen, da wird viel Schnickschnack gemacht. Ich halte es lieber mit Authentizität: So wie der andere ist, ist das in Ordnung. Was es in meinen Augen nicht geben darf ist Langeweile. Etwa, weil jemand 45 Minuten lang spricht und keine Diskussion stattfindet. Ebenso ist Konzentration wichtig: Keine Handyspiele nebenbei, wie es der Herr Ramelow nach eigenen Aussagen in Ministerpräsidentenkonferenzen gemacht hat. Und Teammanager sollten stets darauf bedacht sein, die Aufmerksamkeit der Leute zu gewinnen. Klappt das nicht, brechen Sie lieber ab und setzen Sie den Call neu auf. Beachten Sie auch, dass in unterschiedlichen Ländern unterschiedliche Technologien genutzt werden, und andere technologische Voraussetzungen bestehen. Gerade bei Videokonferenzen gibt es bestimmte Tools oder Anbieter, die in anderen Erdteilen nicht funktionieren. Benutzen Sie sie doch, fühlen sich die Leute dort schlicht ausgeschlossen.

Wie viel Zeit verbringen Sie selbst derzeit in Videocalls?

In meiner Zeit bei IDG hatte ich bis zu 15 Video-Calls über verschiedenen Zeitzonen an einem Tag: teilweise von früh morgens bis Mitternacht. Heute sind es bei deutlich weniger Calls, aber immer noch relativ viele. Aber ich versuche das zu begrenzen. Ein Manager ist natürlich nur wirksam, wenn er das, was er im Kopf hat, letztendlich kommuniziert. Allerdings darf er das Selbst-Produzieren und das Entwickeln von neuen Ideen nicht schleifen lassen. Es braucht Zeit, Dinge zu erdenken. Sicher brauchen Sie parallel den Austausch mit anderen, und dafür eignen sich Videokonferenzen sehr gut. Aber auch hier sollte das Erdenken und Entwickeln von neuen Ideen im Fokus stehen. Mit Blick auf die Zeiten in Videocalls sollte man sich in meinen Augen disziplinieren.

Sie sollten pro Tag klare, fixe Zeiten für Videocalls und für das Thema virtuelle Führung reservieren, diese aber nicht überschreiten.

York von Heimburg

Denn: 15 Stunden Videokonferenzen mehr oder weniger am Stück – das ist in meinen Augen wirklich nur pure operative Hektik.

Stichwort Kontrolle. Bei virtuellen Teams, gerade jetzt im flächendeckend verordneten Homeoffice, kommt häufig die Frage auf: Wie kann ich kontrollieren, dass mein Mitarbeiter seine Arbeit macht?

Kontrolle klappt meines Erachtens in den seltensten Fällen. Es geht eigentlich mehr darum, Menschen zu motivieren, die Dinge zu tun, die wichtig sind. Immer wieder an den Menschen dranbleiben, am Ball bleiben und emotional interagieren. Sie müssen ihnen die Basis schaffen, um ihre Dinge am Tag auch bewältigen zu können. Gerade jetzt muss man den Menschen Zeit geben, ihre häuslichen und ihre beruflichen Pflichten sinnvoll zu kombinieren – und das in gewisser Weise selbstbestimmt. Damit erreicht man durchaus sehr gute Ergebnisse. Micromanagement ist dagegen wenig effektiv.

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Wie halten Sie es selbst mit der Kontrolle?

Ich will keinem anderen das antun, was ich mir selbst nicht antun will. Totale Kontrolle bringt gar nichts. Schaffen Sie ein motivierendes Umfeld, denn mit Empathie und Motivation erreichen Sie wesentlich mehr, und vor allem kriegen Sie auch bessere Ergebnisse.

Sie sprachen von den Voraussetzungen, die geschaffen werden müssen, damit Menschen im Homeoffice arbeiten können. Da spielen sicher auch die technischen Voraussetzungen mit hinein. Wie haben Sie das digitale Aufrüsten der Unternehmen in der Pandemie erlebt?

Wie ich zu Beginn sagte, IDG war schon immer ein internationales Unternehmen und ist seit 60 Jahren global tätig. Unseren Mitarbeitern standen daher die technischen Möglichkeiten schon zur Verfügung. Bei vielen anderen war es aber in der Tat so, dass es an Voraussetzungen gefehlt hat. Auch wir mussten technologisch nachrüsten, und unsere Mitarbeiter schulen.

Bislang hat sich in vielen Unternehmen der Benutzer- oder der IT-Support um alles gekümmert, jetzt gilt es auch für Manager, die Mitarbeiter daheim nicht im Stich zu lassen.

York von Heimburg

Das ist sicher kein leichtes Unterfangen, aber ein wichtiges. Kurz und gut: Die Geräte müssen zur Verfügung stehen, die Verbindung zum Internet muss stehen, dasselbe gilt für die Verbindung zum Unternehmensnetzwerk. All das muss smart und ohne Probleme laufen. Nicht zu vergessen: Der Kontakt zum Kunden! Auch der muss gewährleistet sein, wenn ein Mitarbeiter in den eigenen vier Wänden arbeitet.

Wieder ein gutes Stichwort: Das oftmals enge Aufeinanderhocken daheim und fehlende Arbeitsräumlichkeiten sind für viele im Homeoffice eine echte Herausforderung.

Das ist natürlich nochmal ein ganz anderes Thema. Das mit der Technologie kann jedes Unternehmen irgendwie und meist relativ schnell lösen, aber wenn Sie sich in einer 2- oder 3-Zimmer Wohnung aufhalten, mit einem Mann, der auch im Homeoffice ist, und zwei Kindern, die nicht zur Schule gehen dürfen, wird das schon schwierig mit der Organisation. Da braucht es wahrscheinlich einen Ablaufplan, so dass man es einigermaßen effizient sowie stressfrei hinbekommt und jeder seine Arbeit erfolgreich bewältigen kann. Nehmen wir als Beispiel die Videokonferenzen: Zwei parallel an nur einem Tisch durchzuführen, das funktioniert nicht. Da sollten Sie konkrete Zeitpläne erarbeiten. Gleiches gilt für die Kinderbetreuung, sofern möglich.

Da braucht es aber auch Flexibilität von Seiten der Unternehmen.

Die Mitarbeiter müssen befähigt werden und in der Lage sein, flexibel und selbstbestimmt arbeiten zu können, dazu muss der Arbeitgeber ein hohes Maß an Vertrauen in die Fähigkeiten und die individuelle Arbeitsweise der Mitarbeiter entwickeln. Das gilt ganz konkret und insbesondere für die individuelle Gestaltung der Arbeitszeit pro Tag – oder besser: pro Woche. Gerade jetzt müssen Führungskräfte immer wieder Ziele und Strategien transparent kommunizieren, denn nur so werden die Mitarbeiter eigenständig und eigenverantwortlich auf die Ziele effizient hinarbeiten können. Das ist in einer virtuellen Umgebung nicht ganz einfach, aber machbar. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist es, die Mitarbeiter immer wieder zu Kollaborationen anzuhalten, damit sie Probleme gemeinsam lösen lernen.

Letzte Frage: Wie schaffe ich es, meine Unternehmenskultur und meine Unternehmenswerte auch in Zeiten von Homeoffice und Remote-Arbeit lebendig zu halten?

Dafür ist es wichtig, dass die Mitarbeiter nicht nur mit Ihnen als Führungskraft via Videocall interagieren, sondern sich auch untereinander austauschen. Das kann auch in einem virtuellen Raum passieren – aber Sie, als Führungskraft, sollten sie dazu motivieren! Versuchen Sie es auch jenseits des Schreibtisch-Settings: Die Unternehmenstheatergruppe kann virtuell fortgeführt werden, Sport kann draußen gemeinsam stattfinden. Es ist ganz wichtig, dass die Menschen in diesen Tagen nicht vereinsamen. Sie brauchen das Gefühl, Teil einer Gemeinschaft zu sein. Denn das Gemeinschaftsgefühl ist letztendlich die Basis für die gesamte Zusammenarbeit innerhalb der Firma und im Kontakt mit den Kunden.

Über den Autor
York von Heimburg war die letzten 3 Jahre President International von IDG Communications. Er schrieb zahlreiche Bücher und war über Jahre hinweg Vorstand im Verband der deutschen Publikumszeitschriften.

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