Gut geplant ist halb gelernt

Workshops sind beliebt. Vor allem bei Arbeitgebern – versprechen sie doch jede Menge tolle Ideen, Innovationen und Impulse in relativ kurzer Zeit und zu geringen Kosten. Anders als bei Schulungen und Seminaren brauchen Sie nicht in eine aufwändige Wissensvermittlung zu investieren. Schließlich dauert ein Workshop wenige Stunden bis maximal zwei Tage, und am Ende stehen handfeste Ergebnisse. So sollte es zumindest sein. Idealerweise.

Die Praxis sieht leider oft ganz anders aus. Schlecht vorbereitete Workshopleiter treffen auf gähnende Teilnehmende, und am Ende bleibt nur die Erkenntnis, wieder einmal ein paar wertvolle Arbeitsstunden vergeudet zu haben.

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Crashkurs Professionell Moderieren

Diskussionen erfolgreich vorbereiten und leiten.

Anja von Kanitz Haufe Verlag

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Sieben Tipps für eine erfolgreiche Workshopgestaltung

Die folgenden Herangehensweisen beugen Frust, Zeit- und Geldverschwendung vor:

1. Legen Sie das Hauptziel des Workshops fest: Fixieren Sie es schriftlich und brechen Sie es auf praktische Teil- und Zwischenziele herunter.
2. Bestimmen Sie einen Moderator: Eine einzige Person sollte die Gruppendiskussion auf offene, demokratische Weise leiten und strukturieren. Dabei lässt sie die eigene Meinung außen vor.
3. Bleiben Sie fokussiert: Je mehr Menschen teilnehmen, desto größer wird die Gefahr des Abschweifens. Erstellen Sie einen Leitfaden und Ablaufplan, der Diskussionen zu bestimmten Themen zeitlich begrenzt.
4. Machen Sie Pausen: Die Konzentrationsfähigkeit erwachsener Menschen wird maßlos überschätzt. Planen Sie Auflockerungsübungen, Bewegungs- und Rollenspiele, um Erschöpfung vorzubeugen.
5. Nutzen Sie Theater- und Storytelling-Techniken, Design Thinking und Lego Serious Play: Wenn Sie kreative Lösungen aus den Mitwirkenden herauskitzeln möchten, brauchen Sie dafür kreative Methoden.
6. Protokollieren Sie Fortschritte und Ergebnisse: Eine Person sollte mitschreiben, damit gute Ideen nicht verloren gehen und in die Zusammenfassung einfließen können.
7. Setzen Sie sich neue Ziele: Halten Sie fest, was die Gruppe erreicht hat und was sie auf ähnliche Weise in Zukunft noch besser machen könnte.

Wir basteln uns eine eigene Lösung

Workshops sind zum Werkeln da – und strapazieren doch oft nur unser Sitzfleisch. Das ist schade, aber vermeidbar.

Workshopteilnehmende gezielt aktivieren

Nicht jede Workshopmethode ist für jede Gruppe oder Zielsetzung geeignet. Nachfolgend eine kurze Übersicht über beliebte Techniken und Einsatzmöglichkeiten:

• Die sechs Hüte: In diesem Rollenspiel erhalten die Teilnehmenden je ein Hütchen in einer von sechs Farben. Ist der Hut weiß, müssen sie in der Diskussion eine analytische, faktenbasierte Haltung einnehmen. Rot steht für Gefühle und Intuitionen, Schwarz für Vorsicht, Gelb für Optimismus, Grün für Kreativität und Blau für die distanzierte Gesamtübersicht. Teilnehmende werden so gezwungen, sich in fremde Perspektiven hineinzuversetzen und vorurteilsfreie Entscheidungen zu treffen.

• Fishbowl: Drei bis fünf Personen sind in einem inneren Sitzkreis versammelt und bilden das Diskussionspodium. Ein Stuhl bleibt unbesetzt. Alle anderen Teilnehmenden sitzen in einem äußeren Kreis um sie herum. Immer wenn eine Person an der Diskussion teilnehmen möchte, setzt sie sich auf den freien Stuhl. Alle Sprecher können den inneren Kreis verlassen, sobald sie das Gefühl haben, dass ihr Anliegen ausreichend berücksichtigt wurde. Die Diskussionsform verhindert, dass alle wie wild durcheinanderreden. Sie eignet sich deshalb besonders gut für emotional belastete Themen.

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Meetings, die alles verändern

Meetings – nutzlose Zeitfresser oder Trainingslager für den Teamgeist?

Matthias zur Bonsen und Jutta Herzog Harvard Business Manager

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• World Café: Jeweils drei bis fünf Teilnehmende sitzen an kleinen, runden Tischen und diskutieren 25 Minuten lang über ein vorgegebenes Thema – etwa die Ansprache neuer Zielgruppen, Produktinnovationen oder die Entwicklung von Visionen. Ihre Erkenntnisse schreiben oder malen sie auf eine papierene Tischdecke. Nach der ersten Runde wechseln die Teilnehmenden an einen anderen Tisch. Ein Mitwirkender, der Tischgastgeber, bleibt zurück und präsentiert den neuen Gästen die Ergebnisse. Mit jeder Gesprächsrunde werden so immer mehr Erkenntnisse miteinander vermischt und neue Beziehungsnetzwerke geknüpft.

• Flüstergruppen: Wenn mehrere Menschen aufeinandertreffen, gibt es oft zu viele Ideen, Inputs und Einwände. Dagegen hilft, Kleingruppen von zwei bis vier Personen zu bilden, die sich in einer kurzen Diskussion eine Meinung bilden und diese später im Plenum einbringen. Der Vorteil: Alle Mitwirkenden müssen einen Standpunkt beziehen und aktiv an der Entscheidungsfindung teilnehmen.

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Open Space Technology

Das Beste an Konferenzen sind die Pausen. Also: Nur noch Pausen machen!

Harrison Owen Schäffer-Poeschel

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• Open Space: Diese inhaltlich offene Methode ist für größere Gruppen von 50 bis 2000 Menschen gedacht, die zu einem konkreten Thema Lösungen finden sollen. Auf einem „Marktplatz“ mit kreisrunder Sitzordnung werden verschiedene Themen vorgestellt. Jede Person wählt anschließend den Workshop aus, der sie am meisten interessiert und zu dem sie Substanzielles beitragen kann. Die Methode eignet sich vor allem für Situationen, in denen Teilnehmende zwar viele kontroverse Meinungen vertreten, aber dennoch leidenschaftlich an einer gemeinsamen Lösung arbeiten möchten.

Mehr steckt nicht dahinter: einen Kreis bilden, tief einatmen, ein Anschlagbrett einrichten, den Marktplatz eröffnen und sich an die Arbeit machen.

Harrison Owen

Störfaktoren identifizieren und ausschalten

Viele dieser Methoden lassen sich theoretisch auch in Onlineveranstaltungen anwenden. Praktisch führt das aber zu ganz neuen Herausforderungen. In Die 44 Fallen der Digitalisierung berichtet die Autorin beispielsweise von einer Trainerin, die klagte, zwei Stunden lang in ein schwarzes Loch geredet zu haben. Der Grund: Die Teilnehmenden wollten lieber unerkannt bleiben. Oder sich die Fingernägel feilen. Oder Candy Crush spielen. Deshalb muss gelten: Wer die Kamera ausschaltet, fliegt raus.

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Online-Meetings, die begeistern!

Damit Sie auch online souverän auftreten.

Andrea Heitmann Haufe Verlag

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Doch damit sind noch längst nicht alle potenziellen Störfaktoren behoben. Im virtuellen Raum werden die klassischen Stolperfallen des Trainingsdesigns verstärkt: Missverständnisse durch mangelnde Informationen, Unsicherheit durch unklare Ziele und Aufgabenstellungen, Unter- oder Überforderung, das Gefühl von Isolation und Konzentrationsprobleme. Entwickeln Sie deshalb eine gut strukturierte und abwechslungsreiche Agenda, meiden Sie PowerPoint-Präsentationen und steuern Sie die Gruppendynamik, indem Sie Vielredner unterbrechen und stille Menschen zum Reden ermuntern.

Effektive Kommunikation ist der Grundbaustein des produktiven Arbeitens – im persönlichen Kontakt ebenso wie virtuell.

Eugenia Schmitt

Am Ende des Workshops dürfen die Teilnehmenden niemals mit leeren Händen nach Hause gehen. Fragen Sie nicht lapidar: „Wie hat es Ihnen gefallen?“, sondern: „Welche Erkenntnisse möchten Sie morgen schon im Alltag umsetzen?“. Damit die Feedbackrunde nicht zu lange dauert, können Sie die Redezeit mithilfe einer Sanduhr, der Streichholz- oder Seifenblasenmethode begrenzen: Jeder darf nur so lange sprechen, wie der Sand rieselt, das Streichholz brennt oder die Seifenblase in der Luft bleibt. Entscheidend ist nicht, wie viele Ergebnisse die Werkstatt-Teilnehmenden aufzählen können – sondern welche davon sie bald in die Tat umsetzen.