Virtuelle Zusammenarbeit – Struktur ist das wichtigste

Herr Kurz, welche Probleme treten bei der Zusammenarbeit virtueller Teams am häufigsten auf?

Patrick Kurz: Der Kommunikationsaufwand nimmt bei dezentraler und digitaler Zusammenarbeit extrem zu. Und gerade weil sich die Kollegen und Mitarbeiter auch mit den Führungskräften verstärkt austauschen müssen, ist es wichtig, eine funktionierende technische Basis zu haben. Das heißt: Die Teams müssen digital sauber abgebildet sein, um gemeinsam effizient zu den entsprechenden Aufgaben und Projekten kommunizieren zu können. Wenn Teams und Kanäle richtig angelegt sind, fällt die Kommunikation über Videokonferenzen und Chats leicht. Außerdem hängt daran auch die Dateiablage sowie die gemeinsame Notizen- und Aufgabenverwaltung.

Die richtige Struktur ist also die wichtigste Grundvoraussetzung: Wenn sie in der analogen Welt funktioniert, muss man sie nur sauber digital abbilden.

Patrick Kurz

Digitales Aufgaben-Management – worauf muss man hier achten?

Wieder spielt die Struktur der digital zusammenarbeitenden Teams eine wichtige Rolle. Nur wenn ich die richtigen Kollegen und Mitarbeiter z.B. an ein digitales Kanbanboard, also ein digitales Aufgabenboard, bringen kann und alle Zugriff haben, kann ich daran auch die zu erledigenden Aufgaben per Videokonferenz besprechen und zuteilen. Diese werden dann Dank einer harmonischen Umgebung wie beispielsweise in Microsoft 365 ohne Schnittstellenprobleme automatisch in die Aufgabenlisten jedes Einzelnen übernommen und können effizient eingeplant werden – und die Führungskraft hat permanent den Überblick am digitalen Aufgabenboard. Aufgaben werden auf diese Weise nicht mehr doppelt angelegt und bearbeitet, und so fällt auch nichts mehr unter den Tisch.

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Mein Tipp: Formulieren Sie Aufgaben immer so, dass sie erledigt werden können. So würde zum Beispiel die Aufgabe „Haus bauen“ nicht gelingen, denn ein Haus zu bauen, ist ein Projekt. Es gilt daher, entsprechend umsetzbare Teilaufgaben zu formulieren, mit Zuständigkeiten zu versehen und in die richtige zeitliche Reihenfolge zu setzen. Wichtig sind selbstverständlich auch gemeinsame Spielregeln in der Nutzung der Tools.

Als Faustregel gilt: Einfach aber effizient.

Patrick Kurz

Die Kette ist schließlich nur so stark wie ihr schwächstes Glied, und nur im Team können alle Aufgaben schnell und erfolgreich erledigt werden. 

Wie können die Kaizen-Prinzipien virtuelle Teamarbeit unterstützen?

Die Kaizen-Prinzipien sind allgemeine Gesetzmäßigkeiten für effiziente Arbeit bzw. Zusammenarbeit. Digitales Arbeiten und digitales Zusammenarbeiten mit den richtigen Tools und Programmen ist sozusagen nur das Werkzeug, um sein Handwerk zu verrichten. Grundlegend sind – wie in der analogen Welt auch – das Vertrauen und die zielorientierte Aufgabensteuerung. Sie sind das Fundament erfolgreicher Teamarbeit und erfolgreichen Selbstmanagements.

Über den Autor
Patrick Kurz ist Geschäftsführer der Onlineplattform Büro Kaizen Akademie. Gemeinsam mit Jürgen Kurz und Martin Miller hat er das Buch Erfolgreich digital zusammenarbeiten geschrieben.

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„Erfolg entsteht durch Konzentration und nicht durch Verzettelung.“