Hágalo sin culpa

Tras el éxito de ventas que fue su primer libro, Toma las escaleras, el “estratega de la autodisciplina” Rory Vaden vuelve al ruedo con Procrastinate on Purpose (Procrastine con intención), al que denomina la “precuela”.

Los lectores y seguidores de Vaden se darán cuenta de que efectivamente da un paso atrás para abordar un tema apremiante en el convulso mundo empresarial (y personal) de hoy: la gestión del tiempo y la toma de decisiones.

Si bien el libro data de 2015, a través de su detallada visión estratégica, tras muchas entrevistas, levantamientos de estudios de caso y su experiencia personal en su empresa de consultoría Southwestern Consulting, Vaden logra darle un vuelco a la gestión del tiempo y a la forma en que nos enfrentamos al quehacer cotidiano y la toma de decisiones adecuadas sobre la base de cómo les asignamos prioridad a las diferentes tareas o intereses frente a nosotros, ya sean profesionales o personales, aunque en realidad, la combinación de ambos.

Retrasamos las actividades más importantes del día cuando permitimos consciente o inconscientemente que nuestra atención se desplace a tareas menos importantes.

Una nueva cultura

De acuerdo con Vaden, generalmente la procrastinación se entiende como el resultado de la pereza o la apatía; es decir, dejar para mañana lo que se puede hacer mañana… pero ello se repite al día siguiente y al otro hasta que se llega al punto de tener que apagar un incendio, mientras que se ha estado prestando atención a tareas menores –consciente o inconscientemente–, más rápidas de resolver, pero que su acumulación absorbe todo nuestro tiempo, sin realmente considerar qué es prioritario. A ello el autor lo llama “dilución de prioridades”, cuyas consecuencias las escuchamos todos los días en comentarios como: “Tengo mucho que hacer”… pero nunca nadie deja de tener mucho que hacer, solo que no definimos con precisión qué es lo que tenemos que hacer.

Vaden propone ahora lograr más con menos esfuerzo y tiempo a través de un método que reformula la concepción del tiempo y las prioridades, lo que resultaría en mayor productividad y rendimiento empresarial… y personal.

El tiempo realmente es dinero, y se ha vuelto más difícil y estresante que nunca mantenerse al día con las crecientes demandas de nuestro tiempo.

Los “multiplicadores”

Vaden propone “multiplicar” el tiempo para lograr hacer las cosas, pero enfocándose en aquellas que usted puede hacer porque es la única persona que puede hacerlas, y discernir y gestionar las demás. Sin embargo, en términos de agenda el tiempo es finito (el día tiene 24 horas), pero los proyectos y tareas nunca terminan de llegar. Entonces, ¿cómo hacer para poder lograr los objetivos en un tiempo determinado? Respuesta: tome el control y aprenda a gestionar primero sus objetivos y luego el tiempo.

En principio, Vaden propone un cambio de perspectiva en la cual lo importante son los resultados, no el tiempo que le dedica a cada tarea, y para ello establece que se trata no de gestionar el tiempo en casillas calendáricas para cada tarea, sino ante todo se trata de hacer primero lo que se debe: su prioridad. Es decir, bajo circunstancias “normales”, organizamos nuestras actividades diarias y les asignamos un tiempo específico a lo largo del día, semana o mes con el objetivo de “cumplir” sin seriamente considerar si son prioritarias o no, lo que, como se dijo antes, permite que le dediquemos tiempo a lo menos importante o lo más fácil que se ha acumulado, antes que a lo prioritario.

Sin embargo, el método de Vaden obliga a reconsiderar y pensar cómo se puede multiplicar el tiempo hacia delante, ahorrar tiempo y ser más productivo. Es decir, qué puede hacer y terminar hoy que le libere tiempo para otras tareas mañana (multiplicación del tiempo), y que esas tareas sean lo fundamental que como miembro de un equipo, gerente o directivo debe completar, al tiempo que tras un momento de reflexión, elimina, automatiza o delega las demás.

Si me apuro, puedo hacer más en el mismo tiempo

Correr nunca es la solución. Aunque no tiene nada de malo entregar con anticipación, las prisas siempre tienen consecuencias. Pero de acuerdo con Vaden, en realidad nunca se puede gestionar el tiempo, sino que se trata de la autogestión; es decir, usted puede decidir qué puede hacer hoy que valga la pena en el tiempo asignado, o “dejarse perder en un mar de distracciones”. Usted tiene el control sobre sí mismo, no las tareas sobre usted: debe priorizar las actividades, no el tiempo. Y para ello cita al Dr. Stephen R. Covey y su clásico libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva: “La clave no es priorizar lo que está en su agenda, sino agendar sus prioridades”.

El trabajo es integral. El trabajo es libertad. Cuando se hace de manera correcta, el trabajo es alegría.

Un nuevo elemento al paradigma

A partir de las enseñanzas del Dr. Covey y su Matriz de Gestión del Tiempo, que originalmente consiste de cuatro cuadrantes (importante y urgente, importante pero no urgente, no importante pero urgente, y no importante y no urgente, respectivamente) que por décadas ha sido el paradigma, Vaden modifica el primero (importante y urgente) y le suma un tercer factor para crear el concepto de “importante, urgente y significativo”. Es decir, una prioridad no solo será por si misma importante y urgente, sino que deberá considerarse qué significa para el proyecto, el contexto, la empresa y la toma de decisiones a mayor plazo. Ese es un elemento con el que, sin dudar, Vaden cambia absolutamente la forma en que se ven las situaciones al tomar una decisión, que puede ser inmediatamente una solución en el corto plazo, pero habría que considerar su permanencia. Por ejemplo, algo tan sencillo como tener que dedicarle horas y días acumulados a entrenar personalmente a cada empleado de nuevo ingreso, frente a decidir escribir un manual que podría “robarle” un par de semanas para su elaboración, pero que se traduciría posteriormente en una sola sesión de trabajo cara a cara si fuera necesario, lo que tendría como consecuencia que se pueda enfocar en sus tareas cotidianas, sin tanta distracción constante.

Qué hacer hoy para multiplicar mañana

La capacidad de Vaden para sintetizar su propuesta resulta de lo más práctico y sencillo de comprender, además de implementar. Vaden la expone en un primer momento a través de tres preguntas acompañadas de tres “permisos” realizables para cada tarea: primero, pregúntese si es algo de lo que podría deshacerse por completo, si su respuesta es sí, elimínelo; segundo, si es algo que se pueda automatizar, entonces hágalo; y tercero, si lo puede hacer alguien más, entonces delegue.

Procrastinar con intención

Bajo las consideraciones del autor, si las respuestas a las tres preguntas anteriores es un rotundo “no”, ha dado con su prioridad. Es decir, ha llegado a algo que absolutamente solo usted puede hacer y entonces empieza el verdadero reto. Ya ha eliminado, ha automatizado o ha delegado tareas: ¡Ya tiene tiempo! Pero aún falta un paso crucial: la procrastinación, es decir, lo que en pocas palabras Vaden describe como detenerse para encontrar el momento oportuno para dar la autorización final.

Según Vaden, cuando se llega a ese punto, debemos desacelerar el paso y reflexionar si aún es el momento indicado para palomear el asunto. Pregúntese: “¿Puede esperar?”. En los negocios y en la vida, existen factores externos que conviene considerar, como fluctuaciones del mercado, cambios de opinión de los clientes, de usted, o muchos otros que pueden afectar las consideraciones generales y ello obligar al cliente o a usted mismo a cambiar de opinión, pero si ya dio luz verde, no hay vuelta atrás. Así, se llega a la procrastinación con intención. Deje reposar el tema un poco, pero no tanto que entregue tarde, sino lo suficiente para tomar en cuenta toda la información pertinente hasta ese momento que le permita tomar una sana decisión final bien fundamentada.

El autor de Linchpin, Seth Godin, ha dicho que el libro es “Una visión brillante convertida en un método procesable”. El primer libro de Vaden, Toma las escaleras, ha sido incluido en las primeras posiciones de las listas del New York Times, el Wall Street Journal y el USA Today, y es conferencista internacional.