Projektmanagement? Spannender als gedacht!

Der Fat Tail des Scheiterns

Was haben der Bau von Jimi Hendrix’ Electric Ladyland Studio, der Schnellzug California High-Speed-Rail, das Empire State Building und die Olympischen Spiele gemeinsam? Eine ganze Menge, sagen die Autoren Bent Flyvbjerg und Dan Gardner. Als Spezialist für Megaprojekte hat Flyvbjerg Tausende von ihnen untersucht und festgestellt: Ziemlich oft geht dabei einiges schief. Und wir sprechen hier nicht von ein paar Prozent Kostenüberschreitung, sondern von wahren Kostenexplosionen und jahrelangen Verzögerungen, an deren Ende häufig ein unbrauchbares Ergebnis steht.

Die Bilanz von Großprojekten ist sogar noch schlechter, als man meint. Flyvbjerg/Gardner

Wenn man das Scheitern von Megaprojekten in einem Graphen darstellt, zeigt sich keine klassische Normalverteilung. Stattdessen ergibt sich eine sogenannte Fat-Tail-Verteilung: Es scheitern mehr Projekte als erwartet – und sie scheitern mit weitaus drastischeren Kostenexplosionen und Verzögerungen, als man annehmen würde.

Bei einer Normalverteilung würden die meisten Projekte in einem moderaten Korridor bleiben: Ein paar schaffen es günstiger und schneller, ein paar werden teurer und dauern länger, doch extreme Ausreißer wären selten. Die Realität sieht anders aus. In der Fat-Tail-Verteilung häufen sich genau diese extremen Ausreißer – also Projekte, die nicht um 5 oder 10 Prozent, sondern um 200 oder 500 Prozent teurer werden. Ein berüchtigtes Beispiel ist die Sydney Opera, deren Baukosten die ursprüngliche Kalkulation um 1400 Prozent überstiegen. Außerdem dauerte der Bau 14 statt der ursprünglich geplanten fünf Jahre. Und solche Katastrophen gibt es bei Großprojekten erstaunlich häufig.

Woran liegt das? Gemäß den Autoren scheitern viele Projekte, weil Entscheidungsträger ihre Fähigkeiten überschätzen und Risiken ausblenden – ein klassischer Fall von kognitiven Verzerrungen. Besonders tückisch sind dabei Optimismus-Bias und strategische Fehleinschätzungen: Man rechnet sich die Zukunft schöner, als sie ist, und verdrängt systematisch mögliche Stolpersteine. Hinzu kommen politische Interessen: Wer Fördergelder oder Zustimmung gewinnen will, neigt dazu, die Kosten kleinzurechnen und den Nutzen zu übertreiben.

Erst langsam, dann schnell

Und was ist die Lösung? Wenig überraschend ist sie komplex – aber sie bleibt umsetzbar. Bei seiner Untersuchung von zahlreichen Großprojekten hat Bent Flyvbjerg festgestellt, dass fast alle erfolgreichen Projekte nach den gleichen Prinzipien gemanagt wurden.

Das erste Prinzip ist die Devise „Langsam denken, schnell handeln“. Das bedeutet im Fall von Großprojekten, dass man möglichst viele Ressourcen, Zeit und Mühe in eine möglichst gute Planung investieren sollte, sodass die eigentliche Umsetzungsphase möglichst kurz gehalten wird. In der Planungsphase sind Kreativität und Experimentierfreude gefragt, während bei der Umsetzung einfach nur der Plan ausgeführt wird. Hinzu kommt: Je kürzer die Umsetzungsphase, desto kürzer ist auch der Zeitrahmen, in dem Katastrophen oder sogenannte Schwarze Schwäne auftreten können, wie zum Beispiel eine Pandemie oder der Bankrott einer beteiligten Firma. 

Der naturgemäße Lebensraum der Kreativität ist die Planung.Flyvbjerg/Gardner

Erfolgreiche Planung arbeitet mit Referenzklassenprognosen, um die Kosten und den Zeitrahmen einzuschätzen. Das klingt zunächst ungewohnt. Anstatt die benötigten Materialien, Arbeitsstunden, Geräte usw. zu addieren, um die Gesamtkosten zu ermitteln, wird bei dieser Methode ein Durchschnitt aus vergleichbaren Projekten errechnet. Es ist statistisch gesehen eindeutig bewiesen, dass diese Methode viel besser als klassische Prognosen funktioniert.

Erfolgreiche Projekte zeichnen sich außerdem in der Regel durch Teams aus, die nicht nur über Fachwissen verfügen, sondern auch über eingespielte Abläufe und Vertrauen der Mitglieder zueinander. Erfahrung hilft dabei, Fallstricke früh zu erkennen und realistische Entscheidungen zu treffen – etwas, das keine noch so ausgefeilte Planung allein ersetzen kann.

Modularität ist schneller, billiger und besser.Flyvbjerg/Gardner

Als weiteren Erfolgsfaktor sehen die Autoren die Modularität. Sie reduziert die Risiken, denn wenn ein Teil scheitert, fällt nicht gleich das ganze Projekt wie ein Kartenhaus in sich zusammen. Überdies ermöglicht Modularität Wiederholung, was nicht nur die Geschwindigkeit erhöht, sondern auch zu besserer Qualität und geringeren Kosten führt.

Die Verantwortlichen für den Bau des Empire State Buildings haben gezeigt, wie es geht: Sie haben Baufirmen und Arbeiter beauftragt, die sich mit dem Bau von Wolkenkratzern auskannten. Da außerdem jede Etage genau gleich gestaltet ist, wuchs deren Erfahrung mit jeder fertiggestellten Etage, sodass sie gegen Ende hin immer schneller und effizienter wurden.

Spannendes Storytelling und überwältigende Faktenfülle

How Big Things Get Done ist aus der Feder von zwei Autoren entstanden. Bent Flyvbjerg bringt als Experte für Megaprojekte, Wirtschaftsgeograf, Sozialwissenschaftler und Professor emeritus unter anderem an der Oxford University einen großen Schatz an Fachwissen mit. Die zahllosen Daten, Fakten und Beispiele haben wir zweifellos ihm zu verdanken. Sein Co-Autor Dan Gardner sorgt durch mitreißendes Storytelling dafür, dass die Lektüre nahbar und kurzweilig bleibt, auch wenn das Buch beinahe 300 Seiten lang ist. Und das gilt selbst für Leser, die eigentlich nichts mit Megaprojekten zu tun haben. 

Kein Wunder also, dass namhafte Denker wie die Psychologen Daniel Kahneman und Gerd Gigerenzer oder der Architekt Frank Gehry das Buch in den höchsten Tönen loben. Der Spiegel wählte How Big Things Get Done zum besten Wissenschaftsbuch 2024.

Selbst wenn man gerade keine Küchenrenovierung plant und auch nicht in die nächste Mondlandung involviert ist: How Big Things Get Done ist eine bereichernde und gleichzeitig unterhaltsame Lektüre. Das Buch steckt voller spannender Details, die Sie beim nächsten Abendessen mit Freunden erzählen wollen. Gleichzeitig enthält es aber auch tiefere Erkenntnisse, die vielleicht nach der Lektüre erst einmal ein paar Wochen im Unbewussten rumoren, bevor einem ihre volle Bedeutung klar wird. Kurz gesagt: How Big Things Get Done ist zu Recht ein Bestseller.