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„Junge, komm bald wieder!“

Viele Unternehmen wollen nach dem „Freedom Day“ ihre Mitarbeitenden zurück ins Büro holen. Aber: Sollten sie das überhaupt tun? Was dafür und was dagegen spricht.

„Junge, komm bald wieder!“

Hoffentlich hat noch schnell jemand den Kaffeesatz aus der Siebträgermaschine geklopft. Vor zwei Jahren. Oder wenigstens letzte Woche. Denn wenn es nach dem Willen vieler Unternehmensführer geht, wird sie in den nächsten Wochen endlich wieder benutzt: Millionen von Arbeitnehmern bereiten sich mit dem Ende der Homeoffice-Pflicht in Deutschland und mit auslaufenden Pandemierestriktionen auch anderswo auf die Rückkehr in ihre Büros vor. Und:

Der ‚bessere Kaffee‘ im Office ist noch einer der plausibelsten Gründe für eine Rückkehr, wenn man die Angestellten befragt.

Hat man sich diese Information einmal auf der Zunge zergehen lassen, wird schnell klar, dass die „Rückkehr ins Büro“ in vielen Fällen keine freiwillige sein wird. „Erst haben wir unsere Leute nicht ins Homeoffice bekommen – und jetzt haben wir Probleme, sie zurückzuholen“, zitiert Verena Pankoke, systemische Organisationsentwicklerin, in der FAZ einen Kunden. Nur 10 Prozent der Deutschen geben nach zwei Jahren Pandemie noch an, die Arbeitswoche wieder in ihren Büros verbringen zu wollen. Mehr als die Hälfte der Arbeitnehmer möchte mindestens zwei oder drei Tage von zu Hause arbeiten – am liebsten mehr.

Welche Gründe sprechen also überhaupt für die Rückkehr? Wie findet man heraus, was die Kollegen nun im Büro wollen und brauchen? Und welche Risiken geht ein, wer sie gegen ihren Willen zurückbeordert?

Die Bürovorteile …

Ganz grundsätzlich sind Arbeitsorte und -zeiten in Arbeitsverträgen geregelt, und wo beides im Hinblick auf den Firmensitz und die dortigen Präsenzzeiten definiert ist, spricht auch rechtlich nichts gegen eine breit angelegte Rückholaktion. Die Unternehmen tun aber gut daran, das Für und Wider genau abzuwägen, über die direkten Vorgesetzten schon vorab und bilateral über die Pläne zu informieren, und in den breiteren Kommunikationen aufzuzeigen, warum sie diesen Schritt beschlossen haben – damit er für alle nachvollziehbar ist.

Zählen Arbeitgeber die Vorteile ihrer Büros auf, so werden häufig die folgenden genannt:

  • Präsenz: In vielen Unternehmen geht es gar nicht ohne physische Präsenz, weil produziert wird oder der Betrieb ohne die Anwesenheit der Mitarbeiter aus anderen Gründen nicht liefe. Aber auch in jenen Dienstleistungsfirmen und Wissensunternehmen, die die letzten zwei Jahre vornehmlich über Remote Work bestreiten mussten, weiß man: Persönlicher Austausch und Meetings, bei denen Menschen sich gegenseitig anschauen statt ihre Bildschirme, machen Kommunikation und Kollaboration (unter Anwesenden) leichter. Das fließbandartige Abhaken von Tasks und dazugehörigen Reportings im Homeoffice soll wieder dem organischeren Miteinander an Ort und Stelle weichen, die Betriebskultur, in jüngerer Vergangenheit meist eher notdürftig hochgehalten, wieder aufblühen.
  • Bessere Infrastruktur: Rückenprobleme, schreiende Kinder, schlechtes Netz – diese Nebenwirkungen der Heimarbeit, ihrer Sitzgelegenheiten, ungünstig geschnittenen Familienwohnungen und womöglich schwierigen Versorgung mit Breitbandinternet, sollen wieder der Vergangenheit angehören. Besserer Kaffee in der Büroküche: Gut und schön! Schwerer wiegt aber sicher das Argument der Datensicherheit: Obwohl viele Firmen das Thema weiterhin sträflich vernachlässigen, sind die Systeme in den eigenen Büros häufig signifikant besser gegen Cyberkriminalität geschützt als die oft (privaten) Computer der Nutzer im Homeoffice. Gerade bei Firmen, die mit sensiblen (Benutzer-)Daten arbeiten, und das werden immer mehr, hat eine gut geschützte Büro-IT-Infrastruktur erhebliche Vorteile.
  • Visibilität: Introvertierte Mitarbeitende sollen im Büro endlich wieder dieselben Chancen des Einbringens und Hervortretens haben wie die, die ohnehin immer die Hand oben haben. Es ist ein offenes Geheimnis, dass Remote Work mitunter Ungleichheiten schafft, die erst die Sichtbarkeit betreffen, dann aber auch beruflichen Aufstieg und bessere Entlohnung behindern.
  • Psychische Gesundheit: Dass das einsame Herumsitzen vor dem Bildschirm zu Hause für viele, die keine Familie haben oder nur wenige soziale Kontakte pflegen, ein ernsthaftes Gesundheitsproblem bedeutet, hat sich ebenfalls herumgesprochen. Das warme Lächeln des Mitarbeiters über den Bürotisch hinweg, der kleine Schnack am Kühlschrank mit Müller aus der Finanzabteilung oder das Mittagessen beim Italiener neben dem Firmensitz: Viele Kollegen haben diesen Austausch sehr vermisst und unter der Homeoffice-Isolation gelitten.
  • Kontrolle: Zwar geben Führungskräfte das ungern öffentlich zu, sie haben aber auch nach zwei Jahren virtueller Zusammenarbeit Mühe, auf Distanz zu führen, weil sie meinen, nicht dieselbe Kontrolle über Pflicht- und Aufgabenerfüllung zu haben wie im Büro. Das sagt den Mitarbeitern niemand ins Gesicht, wird auch in der Rückholkommunikation verschwiegen, ist aber trotzdem eine Realität.
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Für Unternehmen, die sich bereits entschlossen haben, die Kollegen zurück in die Firmenetagen zu rufen, lohnt es sich, diese Punkte in den entsprechenden Kommunikationen herauszustreichen und ihre Anstrengungen zur Verbesserung der einzelnen Punkte zu intensivieren. Ein paar Ideen:

  • Präsenz: Achten Sie darauf, dass der Austausch Ihrer Mitarbeitenden gerade in den ersten Wochen der Rückkehr wirklich zelebriert, vielleicht gar gefeiert wird. Richten Sie Begegnungszonen ein und eine entsprechende Party aus, legen Sie ein Willkommensgeschenk auf die Arbeitsplätze. Und sorgen Sie um Himmels willen dafür, dass die Büros bei Ankunft der Leute sauber, gut gelüftet und bestenfalls auch modernisiert sind.

Wo sich Wollmäuse auf Magazinausgaben vom Frühjahr 2020 türmen, will niemand arbeiten.

  • Achten Sie auch darauf, Präsenz nicht nur physisch zu denken: Es gibt nun mehr Leute, die sich von zu Hause aus ins Geschehen einschalten wollen – die sollten Sie nun nicht umgekehrt diskriminieren.
  • Bessere Infrastruktur: In den letzten zwei Jahren hat sich einiges getan. Zur Grundausstattung des Arbeitsplatzes gehört nun eine satisfaktionsfähige Webcam, ein größerer Bildschirm, ggf. eine Dockingstation für die Heimarbeitslaptops. Haben Sie Neues installiert, müssen die zurückkehrenden Mitarbeitenden vielleicht auch daran geschult werden – bieten Sie in dem Fall also in den ersten Wochen jemanden von der IT auf, der Einführungsarbeit leisten kann.

    Wer vom „gesünderen Arbeitsplatz“ spricht, sollte auch noch einmal über Ergonomie nachdenken: Stehpulte und wertige Bürostühle sind kein Luxus. In Meeting- und Konferenzräumen braucht es nun zwingend Videokonferenz-taugliche Hardware, genügend (große) Bildschirme, die hybride Meetings – die anteilsmäßig weiter enorm zulegen werden – zu einem Erlebnis für alle machen. Grundsätzlich kann es auch nicht schaden, die generelle Raumaufteilung der Büros einer erneuten Prüfung zu unterziehen: Großraumbüros bringen zwar viele Leute unter, sind aber eine Katastrophe für Menschen, die sich bei der Arbeit konzentrieren müssen, und das sind die, von denen Ihr Erfolg abhängt. Abstände werden nach zwei Jahren Pandemie grundsätzlich anders wahrgenommen und bewertet als zuvor.

    Und wenn Ihre Büros auch noch (weiterhin) dunkel, die Böden mit 1980er-Jahre-Spannteppich bezogen und die Toiletten hinter Urinstein kaum noch sichtbar sind, sollten Sie grundsätzlich davon absehen, die „bessere Infrastruktur“ überhaupt rhetorisch hervorzukehren.

Weitere Infos in unseren Zusammenfassungen und Journalbeiträgen.

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  • Visibilität: Achten Sie darauf, Ihre Mitarbeitenden einzeln willkommen zu heißen und mit ihnen das Gespräch zu suchen! Welche Wünsche und Ängste verbinden sie mit der Rückkehr, welche Erfahrungen wollen sie machen, was hat ihnen gefehlt – und: Was werden sie am Homeoffice vermissen? Die Ergebnisse sollten Sie nicht nur mit einem Nicken quittieren, sondern notieren und evaluieren. Daraus lassen sich z. B. Verbesserungen des Büros mitunter direkt ableiten. Meist betreffen die nicht irgendwelche Kickertische, Massagesessel oder Yogaräume, sondern konkrete Hilfe bei ihren Pain-Points: Pendelei vereinfachen, verkürzen und vergünstigen (Shuttlebusse, Fahrtgeldzuschüsse usw.), Arbeitsmöglichkeiten und -zeiten flexibilisieren (Stech- und Stempeluhren am Haupteingang haben ausgedient), die Abfederung von neuen Härten unterstützen (Kinderbetreuungsausgleich, mehr Ferientage usw.). Kurz und gut: Wenn Sie den Kollegen zeigen, dass Sie sie sehen und auch ihre Probleme ernst nehmen, kommen Letztere lieber wieder ins Büro.
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  • Psychische Gesundheit: Dass sie aber wirklich gern Vollzeit zurückkommen, ist unwahrscheinlich. Schminken Sie’s sich ab, um den Druck nicht unnötig zu vergrößern. Schauen Sie stattdessen, dass die Kollegen offen reden können, ohne Nachteile in Kauf nehmen zu müssen. Nach zwei Jahren des Alleinseins werden sich einige Kollegen vielleicht etwas schwer mit den „vielen“ sozialen Kontakten, Anforderungen und Änderungen tun. Sorgen Sie dafür, dass ihre direkten Vorgesetzten in der Transitionsphase besonders unterstützend wirken und den Mitarbeitenden wo immer möglich entgegenkommen. Für viele ist die Rückkehr ins Büro genau so herausfordernd und schwierig wie der abrupte Rausschmiss aus demselben vor über zwei Jahren.
  • Kontrolle: Mikromanagement war immer eine Katastrophe und wird es auch jetzt wieder sein. Achten Sie darauf, dass sich die Kollegen im Office nicht übermäßig beaufsichtigt, kontrolliert, ja überwacht vorkommen. Sie sind es nicht (mehr) gewohnt, dass ihnen jemand über die Schulter schaut. Wenn bei ihnen jemand ungefragt zur Tür reinkam, war das in den letzten Monaten meistens der Nachwuchs, nicht der Chef oder Müller aus der Finanzabteilung. Ständige Unterbrechungen der Arbeit – und seien sie auch noch so wohlmeinend – sorgen für massive Produktivitätsausfälle, deshalb sollten Sie bei der Rückkehr ins Büro weiterhin die mühsam erkämpften „Do not disturb“-Regeln der letzten Monate einhalten und für ihre Adaption an die hybride Bürokultur sorgen.

… gelten nur noch unter Vorbehalt.

Obige unvollständige Liste zeigt, dass nach zwei Jahren Pandemie einige der stets wiederholten Vorteile von fixen Büroräumlichkeiten heute keine mehr sein müssen. Das ist aber noch nicht alles: Zwischen 2019 und 2022 haben sich nicht nur die Ideen von Büros weiterentwickelt, sondern auch Ihre Mitarbeitenden. Sie haben gesehen, dass das, was bis 2020 unmöglich schien – Arbeit von zu Hause, in flexiblem Rahmen, gemeinsam mit Menschen auf der ganzen Welt, einfach, schnell, produktiv –, innerhalb weniger Wochen möglich wurde, und nun von einem Großteil der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sehr geschätzt wird.

Es ist deshalb angebracht, ganz grundsätzlich darüber nachzudenken, ob fixe Firmenbüros und damit einhergehende Belegung durch Arbeitskräfte überhaupt noch die Vorteile haben, die man stets von ihnen annahm. „Ich nehme mit einiger Überraschung, ja sogar einem Stück weit Schrecken, Berichte von Unternehmen wahr, die ihre Mitarbeitenden wieder komplett in die Büros zurückholen – als wäre nichts gewesen“, sagt etwa Robert Mayr, der Chef des Datendienstleisters Datev, in Deutschland. Denn: Es ist etwas gewesen. Und wer versuche, das „Rad wieder zurückdrehen“ zu wollen, gehe damit ein enormes Risiko ein. Warum?

  • Arbeitsmarktlage: Auch in Deutschland wechseln aktuell immer mehr Menschen ihre Stellen. Die Ausmaße der „Great Resignation“ in den USA hat die neue Wechselwilligkeit noch nicht angenommen, klar ist aber: Die Macht auf Arbeitsmärkten verschiebt sich immer weiter in die Richtung gut ausgebildeter Talente. Sie sind aktuell heiß begehrt. Und Arbeitgeber, die sie gegen ihren Willen zurück in den Bienenstock beordern, tun sich damit keinen Gefallen. Es gibt viele attraktive Arbeitgeber – und es wird immer mehr von ihnen geben –, die diesen Leuten anbieten, was andere nicht bieten wollen. So eröffnen Unternehmen ungewollt große Angriffsflächen im Kampf um Talente.

Der Anteil der Stellenausschreibungen mit einer Option auf Heimarbeit hat sich seit 2019 verdreifacht.

ifo-Institut
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The Future is Hybrid

Endlich: Die Daten zur Zukunft der Zusammenarbeit sind da!

Shift Collective Shift Collective
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  • Fortschritt: Hybride Arbeitsmodelle, da sind sich alle Experten einig, sind die Zukunft des Arbeitens. Wer nun auf Kosten der Flexibilität bei Zeit, Ort und Arbeitsweise eine Rolle rückwärts macht, schafft sich dadurch viele neue Herausforderungen:

    Firmen schränken so nämlich ihren Talentpool unnötig ein, denn ein definitiver Arbeitsort ist oft eher ein Nachteil als ein Vorteil: Wer aktuell in Castrop-Rauxel wohnt und arbeitet, profitiert in Zukunft umso stärker von Jobangeboten aus New York oder Tokio, ganz egal, ob er oder sie dort dann auch noch wohnen möchte. Von entstehenden Kosten bei einem Job- und damit verbundenen Ortswechsel, die beim neu eingestellten Talent von sonst woher anfallen – und die Entscheidung für ein Unternehmen von vornherein unterminieren können –, gar nicht zu sprechen.

    Arbeitgeber riskieren neue Ungleichbehandlungen innerhalb der Firma: Wer darf in der hybriden Welt von zu Hause arbeiten, wer nicht? Auf diese Fragen gibt es selten genügend stichhaltige Antworten.

    Unternehmen müssen den Platz, den sie nun wieder stärker kultivieren möchten, technisch und räumlich massiv aufrüsten, um kompetitiv zu bleiben (statt ihn – und die damit verbundenen Mietzahlungen – einzusparen). Tun sie das nicht, sinkt die Arbeits- und Treuemoral. Doppelt benachteiligt sind Firmen, die die letzten zwei Jahre nicht genutzt haben, um in die Attraktivität ihrer Büros zu investieren, und nun all ihre Leute zurückholen: Die Kollegen machen damit eine Reise in die organisatorische und institutionelle Vergangenheit – aber wer das möchte, wird in den meisten Fällen mit der digitally remastered Version von „Zurück in die Zukunft“ sicher besser bei Laune gehalten.

Die allgemeine Verpflichtung des Arbeitgebers zum Arbeitsschutz bleibt und damit auch die Notwendigkeit einer Gefährdungsbeurteilung in Bezug auf Covid-19.

Lena Rudkowski, Arbeitsrechtsprofessorin an der Universität Gießen (FAZ)
  • Hygiene: Viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben die Arbeit ohne Maske im Homeoffice durchaus als angenehmer empfunden, als maskiert in einem Büro zu sitzen. Mit dem Ende der Homeoffice-Pflicht endet zwar (zumindest in Deutschland) die verbindliche Maskenpflicht in Innenräumen, die Verantwortung für die Gesundheit der Mitarbeitenden wandert aber dadurch nur zurück zu den Unternehmen, die entsprechende Schutzkonzepte vorbereiten und realisieren müssen. Arbeitnehmer, die aufgrund von Ansteckungsängsten nicht ins Büro zurückkehren möchten, sollten deshalb schnellstmöglich das Gespräch mit ihren Vorgesetzten führen – und diese müssen dann abwägen, wie begründet die Ängste sind bzw. was man dagegen tun kann. Oft wird das „Bleiben“ im Homeoffice die Lösungsvariante für das Problem sein, die am einfachsten durchführbar ist. Und das wiederum werden alle anderen Kollegen recht zügig bemerken (siehe Ungleichbehandlungen weiter oben).  

Kurz und gut: Eine Normalisierung nach der Pandemiesituation der letzten Jahre wird sicher von allen begrüßt. Das bedeutet aber nicht, dass eine „neue Normalität“ deshalb die alte sein müsste – ganz im Gegenteil. Unternehmen und vor allem HR-Abteilungen sind gut beraten, die Schritte zum Rückruf in die Firmenbüros genau zu überdenken und zu planen.

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Die zehn wichtigsten Trends der Arbeitswelt 2022

So entwickelt sich die Arbeitswelt 2022.

Dan Schawbel LinkedIn
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Einzelne Argumente sprechen weiterhin für die Präsenz am Firmensitz. Viele aber nur noch in abgeschwächter Form. Andere sind obsolet geworden, zuvorderst das der höheren Produktivität, weshalb sie in obiger Liste fehlt. Egal wie man sich entscheidet, ob für die Präsenzpflicht, dagegen oder für eine Mischung: Holen Sie die Leute vorher ab, entwickeln Sie die neuen Office-Ziele mit ihnen gemeinsam, damit sie nicht an den Bedürfnissen ihrer wichtigsten Ressource vorbeiplanen und -beordern.

Das hat, so viel sei hier am Schluss verraten, getAbstract in den letzten Jahren mehrfach getan. Ablesbar wurde, dass einige Mitarbeitende sehr gern ins Büro zurückkehren würden. Die Mehrheit der Befragten entschied sich aber dafür, einen Großteil oder die komplette Arbeitszeit weiterhin von zu Hause aus zu leisten. Und entsprechend dieser Umfrageergebnisse wurde dann gehandelt und individuell abgemacht, wer von woher mitarbeitet. Zufriedenheit und Produktivität sind seither noch einmal gestiegen.

Mehr Informationen zum Thema Arbeitsplatz der Zukunft finden Sie hier:

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